Dlaczego warto zainwestować w program do ewidencji czasu pracy?

Zarządzanie czasem pracy to podstawa efektywnego funkcjonowania firmy. Tradycyjna ewidencja w postaci papierowych formularzy nierzadko doprowadzała do problemów i bywała niewystarczająca. Do tej pory specjaliści wypracowali kilka metod ulepszających rutynowe formalności. Jedną z nich jest prowadzenie ewidencji czasu pracy w programie lub aplikacji mobilnej i natychmiastowy przesył danych do innych działów w przedsiębiorstwie bez żadnych komplikacji. Dobre zastosowanie oszczędza czas i pozwala przejrzyście monitorować obecność, urlopy i nadgodziny pracowników. Przyjrzymy się w dzisiejszym artykule, w jaki sposób firmy zyskują na wprowadzeniu tego systemu i jak to wpłynie na jej codzienną działalność.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to uporządkowana dokumentacja, która rejestruje wszelkie zdarzenia związane z realizowaniem obowiązków służbowych. Prowadzi się ją indywidualnie dla każdego pracownika. Wcześniej ewidencję prowadziło się tylko na arkuszach papierowych, przez co dokumenty mogły się zgubić lub zniszczyć. Na skutek rozwoju komputerów i innych technologii, firmy przechodzą na korzystanie z programu do ewidencji czasu pracy, który przetwarza i od razu organizuje wymienione dane, a ponadto robi to zgodnie z wymogami prawnymi.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy

Na dokumencie znajdują się najważniejsze informacje, takie jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę przepracowanych godzin w ciągu dnia, nadgodzin, urlopy, nieobecności czy okresy zwolnień lekarskich. W zależności od organizacji ewidencja może też uwzględniać przerwy albo szkolenia branżowe i BHP.

Jakie zalety niesie ze sobą korzystanie z programów do elektronicznej ewidencji czasu pracy?

Wdrożenie programu do ewidencji czasu pracy przynosi liczne korzyści całym firmom i pojedynczym pracownikom. Kadry mają mniej obowiązków, nie sortują papierowych arkuszy w teczkach, a inni zatrudnieni mogą od razu sprawdzić, ile godzin spędzili na wykonywaniu określonych czynności. Przejdźmy do bliższego omówienia tych zalet.

Zgodność dokumentacji z prawem pracy

Elektroniczne narzędzia do ewidencji czasu pracy gwarantują pełną zgodność z aktualnymi przepisami. Automatyczne aktualizowanie dokumentacji sprawia, że pracodawca nie musi obawiać się o nieprzestrzeganie wymaganych regulacji.

Automatyzacja i oszczędność czasu

Rejestrowanie za pomocą programów wyklucza konieczność ręcznego uzupełniania danych. Wprowadzenie takich systemów znacząco skraca czas potrzebny na zarządzanie ewidencją i pozwala pracownikom działu HR skupić się na innych zadaniach.

Redukcja kosztów pracy

Dzięki elektronicznej ewidencji można obniżyć koszty związane z papierową dokumentacją, archiwizowaniem dokumentów czy czasochłonną kontrolą ręczną. Pracownicy działu HR poświęcają mniej czasu na przetwarzanie danych, co generuje oszczędności w firmie.

Łatwiejszy dostęp do danych

Pracownicy i kadra zarządzająca mogą w każdej chwili uzyskać dostęp do pełnej historii pracy. Przejrzystość i szybki dostęp do wszystkich potrzebnych informacji sprawiają, że zarządzanie ewidencją jest znacznie prostsze.

Wygodne zarządzanie urlopami i nieobecnościami

Programy do ewidencji czasu pracy oferują zintegrowane rozwiązania do zarządzania urlopami oraz innymi nieobecnościami. Pracownicy mogą w prosty sposób składać wnioski o urlop, a przełożeni szybko akceptują lub odrzucają wnioski, a wszystko odbywa się w jednym systemie.

Minimalizowanie błędów i nadużyć

Zautomatyzowane procesy wprowadzania i przetwarzania danych zmniejszają liczbę błędów, które często występują przy wykorzystywaniu starszych metod. Programy mogą również wykrywać ewentualne nadużycia, np. fałszywe zgłoszenia o nieobecności.

Mniejsze zużycie papieru

Elektroniczna forma ewidencji redukuje potrzebę drukowania dokumentów, co prowadzi do mniejszego zużycia papieru i ma pozytywny wpływ na środowisko.

Możliwość zarządzania pracą zdalną

Dzięki programom do ewidencji czasu pracy firmy mogą monitorować obecność i czas pracy także w przypadku pracowników wykonujących swoje zadania zdalnie. Programy te rejestrują godziny pracy bez względu na lokalizację pracownika, przyczyniając się do prostszego zarządzania pracą zdalną.

Integracja z systemami kadrowo-płacowymi w firmie

Wiele programów do ewidencji czasu pracy jest zintegrowanych z systemami kadrowo-płacowymi. Dzięki temu proces naliczania wynagrodzeń, w tym nadgodzin, urlopów czy innych świadczeń, jest szybki i bezbłędny, a dane podlegają automatycznej synchronizacji między systemami.

Co warto wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniego programu do prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Zadaniem programu do ewidencji czasu pracy jest zapewniać łatwy dostęp do raportów i statystyk, umożliwiając generowanie szczegółowych danych. Intuicyjna obsługa systemu jest znacząca, aby pracownicy mogli w prosty sposób wprowadzać dane, monitorować swój czas i zarządzać wnioskami urlopowymi. Bezpieczeństwo danych jest niezbędne, by zapewnić ochronę wrażliwych informacji, dlatego systemy muszą oferować odpowiednie mechanizmy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie i kontrola dostępu. Program powinien również być dostępny na urządzeniach mobilnych, umożliwiając pracownikom korzystanie z niego w dowolnym czasie i miejscu. Ważna jest integracja z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak systemy kadrowo-płacowe czy ERP.

Dlaczego dostęp mobilny ma duże znaczenie w elektronicznej ewidencji czasu pracy?

Odczyt informacji jest możliwy dzięki obsłudze ewidencji czasu pracy w aplikacji. W każdej chwili i z dowolnego miejsca można na niej sprawdzić to samo, co oferuje wersja na komputer. Jest to używane częściej w przypadku pracy zdalnej i terenowej, gdy nie ma się dostępu do biura lub domowego komputera stacjonarnego.

Jakie technologie wspierają elektroniczną ewidencję czasu pracy?

Jednym z nowoczesnych rozwiązań są karty RFID nadające fale radiowe na niewielki zasięg. Ich działanie polega na zbliżeniu unikalnego identyfikatora z chipem do terminala rejestrującego wejście i wyjście z pracy. W ten sposób można prosto rejestrować obecność, choć nie jest to idealny pomysł, gdy w firmie jest zatrudnionych wiele osób i jest szansa, że karty się pomylą lub zgubią.

Zaawansowane firmy sięgają również po beacony i technologie lokalizacyjne GPS lub Bluetooth Low Energy (BLE). Ich rolą jest wykrywanie obecności pracownika w określonej strefie, na której wykonuje swoje obowiązki. Geolokalizacja przydaje się wobec weryfikowania lokalizacji na bieżąco. Połączenie powyższych technologii w jednym systemie sprawia, że elektroniczna ewidencja czasu pracy jest bardziej dostępna, bezpieczna i dokładna.

Jest sporo opcji ułatwiających firmom rejestrację i kontrolę w biurze, domu i w terenie. Zdecydowanie się na wdrożenie cyfrowej alternatywy skutkuje oszczędnością czasu, rzadszymi błędami i wygodą w dostępie do danych. Nowoczesne narzędzia wspomagają rozwój w zakresie organizacji i wydajności wewnętrznych procedur.