Rejestr dokumentów

Elektroniczne repozytorium dokumentów

Oprogramowanie do ewidencjonowania i przechowywania elektronicznych dokumentów w formie ewidencji z załącznikami w jednej centralnej bazie dostępnej dla wszystkich pracowników wg nadanych praw dostępu. Ewidencja dokumentów pozwala na gromadzenie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium.

Funkcje modułu Rejestr dokumentów:

  • Rejestry – definiowanie poszczególnych ewidencji dokumentów wraz z określeniem pól w ramach każdego rejestru.
  • Ewidencja dokumentów w ramach każdego rejestru wraz z kompozytorem kolumn umożliwia użytkownikowi uzyskać dowolny układ kolumn ewidencji.
  • Załączniki – dodawanie do dokumentu elektronicznych wersji dokumentów.
  • Filtrowanie danych wg wielu kryteriów umożliwia szybkie wyszukanie dokumentu.
  • Edycja zbiorcza dokumentów.
  • Dekretacja dokumentu – przypisanie dokumentu do: pracownika, wyposażenia, zadania, innego dokumentu z rejestru.
  • Wykorzystując moduł Elektroniczny Obieg Dokumentów każdy dokument z rejestru można dołączyć do elektronicznego obiegu pomiędzy pracownikami.
  • Preliminarz – planowanie oraz realizacja dowolnych zdarzeń czasowych dotyczących dokumentu np: termin odpowiedzi, termin ważności. Alerty e-mail i SMS przypominające o tych zdarzeniach.
  • Wydruki: pocztowa książka nadawcza, dziennik korespondencji, nalepki adresowe.
  • Kreator dokumentów umożliwia generację dowolnych dokumentów dotyczących rejestru wg szablonu użytkownika.
  • Archiwum – opcja przeniesienia dokumentu z ewidencji głównej do archiwum.
  • e-Rejestr – dostęp do dokumentów przez przeglądarkę internetową. Funkcjonalność umożliwia wieloplatformowy dostęp do modułu poprzez np: smartfony, tablety, telefony itp.
  • Import ewidencji dokumentów z plików: MS Excel, Open Office Calc.
  • Eksport ewidencji dokumentów do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.
  • Nadawanie użytkownikom praw dostępu do poszczególnych rejestrów z podziałem na podgląd i edycję.