Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów i spraw

Oprogramowanie typu Workflow wspierające elektroniczny obieg dokumentów w firmach i instytucjach. Umożliwia pełną automatyzację obiegu dokumentów oraz spraw w organizacji. Narzędzie pozwala na gromadzenie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium. Zapewnia sprawną dystrybucję dokumentów oraz rejestrację ich obiegu. Dostęp do informacji określony jest na zasadach uprawnień, z możliwością jednoczesnej pracy wielu osób na tym samym dokumencie. Rozwiązanie umożliwia definiowanie, wykonywanie i monitorowanie dowolnych procesów pracy zgodnie z procedurami danej organizacji.

Funkcje modułu Elektroniczny obieg dokumentów:

  • Definiowanie dowolnych procesów zachodzących w organizacji za pomocą ergonomicznego kreatora schematów blokowych. Każdy proces posiada ścieżkę zadań przepływu informacji i dokumentów.
  • Realizacja spraw wg ścieżki procesu.
  • Realizacja zadań sprawy wg dostępnych poleceń: przyjęcie do realizacji, zatwierdzenie realizacji, przekaż dalej, odrzuć, odpowiedz na odrzucenie, akceptuj odrzucenie.
  • Każde zadanie procesu może przyjmować jeden ze stanów: oczekujące na przyjęcie, w trakcie realizacji, zrealizowane, odrzucone. Po zrealizowaniu wszystkich zdań sprawa automatycznie przyjmuje stan zrealizowanej.
  • Automatyczna generacja spraw w wyniku zajścia odpowiednich działań np: zamówienie do akceptacji, faktura do akceptacji, dokument do akceptacji itp.
  • Filtrowanie spraw i zadań wg wielu kryteriów pozwala na szybie wyszukanie danych.
  • Obsługa dekretacji faktur – przypisanie kosztów do: realizowanych zadań, zasobów, pracowników, jednostek organizacyjnych, kategorii kosztowych.
  • Obsługa zastępstw. Jeżeli pracownika nie ma w pracy można ustawić jego zastępcę i wówczas pracownik zastępujący obsługuje sprawę.
  • Alerty o zadaniach oczekujących na przyjęcie i zadaniach odrzuconych w postaci: wiadomości e-mail, SMS oraz „migającej” ikonki w aplikacji.
  • Raport wykonania sprawy prezentujący wszystkie czynności w ramach sprawy wraz z: pracownikiem realizującym czynność, datą wykonania.
  • e-EOD – dostęp do obiegu dokumentów przez przeglądarkę internetową. Funkcjonalność umożliwia wieloplatformowy dostęp do modułu poprzez np: smartfony, tablety, telefony itp.
  • Kreator dokumentów umożliwia generację dowolnych dokumentów dotyczących spraw i zadań wg szablonu użytkownika.
  • Eksport ewidencji spraw i zadań do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.
  • Nadawanie użytkownikom praw dostępu do elektronicznego obiegu dokumentów.