Import faktur i rachunków z pliku

System TelkomBud posiada funkcję importu kosztów i sprzedaży dokumentów finansowych (faktury, rachunki) z plików: MS Excel oraz OpenOffice Calc. Można importować dane podstawowe dokumentu (tzw. nagłówek) oraz pozycje umożliwiające podział wartości faktury/rachunku na poszczególne: budowy, zadania, jednostki organizacyjne, nieruchomości itp. Jest to funkcja szczególnie istotna kiedy rozpoczynamy pracę z systemem i zależy nam aby przenieść dane z dotychczasowych źródeł (programy, pliki) do systemu TelkomBud. Dane można zaimportować wg szablonu pliku o układzie kolumn proponowanym przez TelkomBud lub wg własnego ustawienia kolumn.

Kolumny importowanego pliku

System ma możliwość importu poniższych danych, które powinny być zawarte w pliku:

• Nr faktury – numer dokumentu finansowego (faktury lub rachunku).
• Nr księgowy – nr księgowy dokumentu nadany przez system finansowo-księgowy z którego pochodzą dane.
• Data wystawienia
• Data sprzedaży
• Data wpływu
• Kod waluty – waluta jest identyfikowana wg unikatowego kodu waluty. Słownik walut znajduje się w menu: Finanse -> Słowniki -> Waluty (tak jak na poniższym zrzucie ekranu):

Dane identyfikujące walutę

• Kwota netto – kwota netto dokumentu finansowego. Jeżeli w pliku będą wyszczególnione pozycje dokumentu to kwota netto dokumentu zliczy się automatycznie jako suma pozycji.
• Kwota VAT – kwota VAT faktury. Jeżeli w pliku będą wyszczególnione pozycje faktury to kwota VAT faktury zliczy się automatycznie jako suma pozycji.
• Kwota brutto – kwota brutto dokumentu finansowego. Jeżeli w pliku będą wyszczególnione pozycje dokumentu to kwota brutto dokumentu zliczy się automatycznie jako suma pozycji.
• Forma płatności – jest identyfikowana wg nazwy. Słownik form płatności znajduje się w menu: Finanse -> Słowniki -> Formy płatności (tak jak na poniższym zrzucie ekranu).

Dane identyfikujące formę płatności

• Termin płatności
• Nr konta bankowego
• Wyszczególnienie – dowolny opis dokumentu finansowego.
• Nabywca – może być identyfikowany przez jedną z czterech kolumn: NIP nabywcy, Identyfikator nabywcy, Nazwa nabywcy, Indeks nabywcy. Nabywcy znajdują się w menu: Kartotki -> Kontrahenci (tak jak na poniższym zrzucie ekranu). Jeżeli importujemy dane kosztowe i w pliku nie podamy nabywcy to system automatycznie jako nabywcę przyjmie firmę macierzystą.
• Sprzedawca – może być identyfikowany przez jedną z czterech kolumn: NIP sprzedawcy, Identyfikator sprzedawcy, Nazwa sprzedawcy, Indeks sprzedawcy. Sprzedawcy znajdują się w menu: Kartotki -> Kontrahenci (tak jak na poniższym zrzucie ekranu). Jeżeli importujemy dane sprzedażowe i w pliku nie podamy sprzedawcy to system automatycznie jako sprzedawcę przyjmie firmę macierzystą.

Dane identyfikacyjne nabywcy/sprzedawcy

• Przedmiot kosztowo-sprzedażowy – może być identyfikowany przez jedną z trzech kolumn: Przedmiot koszt-sprz (Nazwa), Identyfikator przedmiotu koszt-sprz, Indeks przedmiotu koszt-sprz. Przedmioty kosztowo-sprzedażowe znajdują się w menu: Finanse -> Słowniki -> Przedmioty kosztowo-sprzedażowe (tak jak na poniższym zrzucie ekranu).

Dane identyfikacyjne przedmiotów kosztowo-sprzedażowych

• Budowa (zadanie) – może być identyfikowana przez jedną z dwóch kolumn: Nr zadania, Indeks zadania. Budowy znajdują się w menu: Wykonawstwo -> Budowy (tak jak na poniższym zrzucie ekranu).

Dane identyfikacyjne budowy

• Jednostka organizacyjna – może być identyfikowana przez jedną z dwóch kolumn: Symbol jednostki organizacyjnej, Indeks jednostki organizacyjnej. Jednostki organizacyjne znajdują się w menu: Kartoteki -> Jednostki organizacyjne (tak jak na poniższym zrzucie ekranu).

Dane identyfikacyjne jednostki organizacyjnej

• Pracownik – może być identyfikowany przez jedną z dwóch kolumn: Pracownik, Indeks pracownika. Pracownicy znajdują się w menu: Kartoteki -> Pracownicy (tak jak na poniższym zrzucie ekranu).

Identyfikacja danych pracownika

• Zasób – może być identyfikowany przez jedną z dwóch kolumn: Nr inwentarzowy zasobu, Indeks zasobu (tak jak na poniższym zrzucie ekranu). W ramach zasobu dodatkowo można zidentyfikować naprawę wg jednej z dwóch kolumn: Nr naprawy, Indeks naprawy (tak jak na poniższym zrzucie ekranu).

Dane identyfikujące zasób

Dane identyfikujące naprawę

• Nieruchomość – w ramach nieruchomości możemy identyfikować obiekt (kolumny: Symbol obiektu, Indeks obiektu) lub lokal (kolumna: Indeks lokalu) – tak jak na poniższych zrzutach ekranu:

Dane identyfikujące obiekt

Dane identyfikujące lokal

• Konto księgowe – może być identyfikowane przez jedną z dwóch kolumn: Nr konta księgowego, Indeks konta księgowego (tak jak na poniższym zrzucie ekranu). Jeżeli dla kont księgowych będą zdefiniowane schematy księgowań wówczas podczas importu system może automatycznie przypisać takie dane jak: budowa, zasób, pracownik, jednostka organizacyjna, nieruchomość. Stosując schematy księgowań nie ma potrzeby uzupełniać tych danych w pliku.

Dane identyfikujące konto księgowe

• Pozycja – jest to pozycja dokumentu (faktury, rachunku) lub pozycja dekretacji. Jeżeli chcemy aby faktura była rozpisana kosztowo na kilka dekretów to dla każdego dekretu powinien być jeden wpis z powtarzającymi się danymi nagłówka dokumentu: Nr faktury, …, Sprzedawca, Nabywca.