Program do rozliczania kaucji

Przygotowanie programu do rozliczania kaucji

Zanim rozpoczniemy pracę z programem do rozliczania kaucji należy ustawić odpowiednie parametry i słowniki. TelkomBud obsługuje różne rodzaje kaucji dlatego też w dedykowanym słowniku należy zdefiniować wymagane przez nas typy kaucji. Wypełnienie słownika przynajmniej jedną wartością jest wymagane gdyż podczas dodawania kaucji podanie typu kaucji jest wymagane.

Słownik typów kaucji

Ewidencja kaucji

Ewidencja kaucji jest centralnym miejscem w którym znajdują się wszystkie kaucje (zarówno kaucje nam zatrzymane jak i kaucje przez nas zatrzymane). W ewidencji można wprowadzać również kaucje planowane, które nie zostały jeszcze wpłacone. Wówczas taka kaucji przyjmuje stan: Niewpłacona. Po dokonaniu wpłaty kaucja przyjmuje stan: Niezwrócona nieprzeterminowana. Jeżeli kaucje jest niezwrócona a termin zwrotu minął kaucja przechodzi w stan: Niezwrócona przeterminowana. Po zwrocie kaucji przechodzi w stan: Zwrócona.

Ewidencja i formularz dodania kaucji

Każda kaucja oprócz podstawowych danych takich jak: typ kaucji, pobierający, wpłacający, kwota kaucji, termin zwrotu, może być powiązana z innymi modułami systemu:

• faktura – do każdej faktury zarówno kosztowej i sprzedażowej można przypisać kaucję,
• budowa – w budowach jest odrębna zakładka z wykazem wszystkich kaucji budowy (zarówno kaucje zatrzymane nam przez inwestora jak i kaucje zatrzymane przez nas od podwykonawców),
• umowa najmu nieruchomości – każda umowa najmu ma niezależną kartotekę kaucji.

Rozliczanie kaucji

Rozliczanie kaucji jest najbardziej kluczową funkcją programu przeznaczonego do prowadzenia kaucji. W programie do rozliczania kucji TelkomBud każda kaucja może być rozliczona zarówno poprzez wprowadzenie kwoty zwrotu kaucji lub dokonanie kompensaty z niezapłaconą fakturą.

Alerty o terminie zwrotu kaucji

Aby system wysyłał alerty o zbliżającym się lub przekroczonym terminie zwrotu kaucji wymagane jest ustawienie odpowiednich alertów w menu: Finanse – Ustawienia – Windykacja – Alerty. Dostępny konfigurator umożliwia konfigurację dowolnych alertów powiadamiających o terminie zwrotu kaucji. W konfiguratorze można ustawić następujące parametry:

• Transakcja (kaucje nam zatrzymane, kaucje przez nas zatrzymane)
• Tryb (wysyłaj tylko jedno powiadomienie, wysyłaj powiadomienie raz na tydzień, wysyłaj powiadomienie każdego dnia)
• Interwał czasowy wysyłania alertów poprzez podanie liczby dni przed lub pop terminie zwrotu kaucji
• Temat alertu
• Treść alertu
• Rodzaj alertu (e-mail, SMS, e-mail i SMS)
• Strony (pobierający, wpłacający kaucję)

Ustawienie alertu o terminie zwrotu kaucji