Elektroniczny obieg dokumentów

Coraz więcej przedsiębiorstw i instytucji wdraża systemy obiegu dokumentów, które automatyzują procesy i eliminują ryzyko błędów. Oferujemy kompleksowe rozwiązanie w tym obszarze – elektroniczny system obiegu dokumentów oparty na technologii Workflow, który w pełni dostosowuje się do realiów konkretnej organizacji. To narzędzie, które porządkuje procesy, oszczędza czas i ułatwia kontrolę nad każdym etapem przepływu informacji.

System elektronicznego obiegu dokumentów – pełna automatyzacja

System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia tworzenie, modyfikowanie i śledzenie wszystkich procesów zgodnie z polityką firmy. Co to oznacza w praktyce? Możesz zdefiniować dowolny przebieg dokumentu – faktury, umowy, wniosku – i przypisać go do odpowiednich osób czy działów. Każdy etap procesu jest widoczny i łatwy do zidentyfikowania, a użytkownicy otrzymują automatyczne powiadomienia za pośrednictwem e-maila, SMS-a czy aplikacji. Dzięki temu żaden dokument nie utknie w martwym punkcie.

Program pozwala na współdzielenie zadań, pracę wielu osób na tym samym dokumencie oraz ścisłą kontrolę dostępu. Wszystko to przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa i zgodności z wymogami prawnymi.

Program do obiegu dokumentów z elastycznym Workflow

Wdrożenie oprogramowania często wiąże się z koniecznością dostosowania go do istniejących procedur. W naszym przypadku to program do obiegu dokumentów dopasowuje się do Ciebie. Użytkownicy mogą samodzielnie konfigurować procesy – od prostych ścieżek akceptacji po złożone cykle decyzyjne. Przykład? Pojawienie się faktury w systemie może automatycznie uruchomić proces zatwierdzenia kosztu, przekazać ją do dekretacji i przesłać do działu księgowości. To znacząco przyspiesza realizację zadań i redukuje liczbę pomyłek.

Elektroniczny obieg dokumentów dostępny z każdego miejsca

Praca zdalna, delegacje, spotkania poza biurem to dziś codzienność. Dlatego elektroniczny obieg dokumentów został zaprojektowany z myślą o pełnej mobilności. Możesz obsługiwać dokumenty i sprawy z dowolnego urządzenia z dostępem do przeglądarki, np. laptopa, tabletu czy smartfona. Intuicyjny interfejs sprawia, że poruszanie się po systemie nie wymaga specjalistycznej wiedzy ani długiego szkolenia. Dodatkowo każdy użytkownik ma przypisane indywidualne uprawnienia, a wszystkie działania są rejestrowane w historii operacji. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, kto, kiedy i w jaki sposób pracował z dokumentem.

Systemy obiegu dokumentów – przewaga nad konkurencją

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów w technologii Workflow to skomplikowany i czasochłonny proces? Nic bardziej mylnego. Dobrze zaprojektowane narzędzie potrafi znacznie uprościć funkcjonowanie organizacji. Eliminuje konieczność drukowania dokumentów, skraca czas oczekiwania na decyzje i zapewnia transparentność na każdym etapie realizacji sprawy. Co ważne, nie jest to rozwiązanie tylko dla dużych korporacji – również mniejsze firmy skorzystają z korzyści, jakie daje automatyzacja.