Nowoczesna ewidencja nieruchomości – jak oprogramowanie do zarządzania budynkami usprawnia pracę administratorów i właścicieli lokali?
W nowoczesnym podejściu do zarządzania nieruchomościami bardzo istotnym jest dysponowanie odpowiednim oprogramowaniem do zarządzania budynkami. Oprogramowanie takie powinno wspierać pracę administratorów oraz właścicieli nieruchomości w całym obszarze działalności, począwszy od ewidencjonowania nieruchomości, gruntów, lokali, liczników po ewidencjonowanie umów najmu i eksploatacyjnych, rozliczanie tych umów i kończąc na wystawieniu finalnej faktury sprzedażowej, która może być wyeksportowana do docelowego systemu finansowo-księgowego.
Podczas wdrażania systemu TELKOMBUD zauważamy u naszych klientów, że często posiadają kilka programów, każdy realizuje inne zadania i często te programy nie są ze sobą zintegrowane; a nawet jak są zintegrowane to pojawiają się notoryczne problemy synchronizacji danych pomiędzy tymi programami. Dlatego tak ważnym jest posiadanie jednego głównego systemu, który będzie kompleksowo obsługiwał cały proces zarządzania nieruchomościami zarówno w obszarze rozliczania najmu jak i administracyjnym.
System do zarządzania nieruchomościami powinien też wspierać ewidencjonowanie elektronicznych dokumentów jak i sam powinien generować dokumenty, które zarządcy są zobowiązani przekazywać najemcom.
Spis treści:
Ewidencja nieruchomości
Nowoczesne systemy do ewidencji lokali mieszkalnych takie jak TELKOMBUD umożliwiają tworzenie ewidencji nieruchomości o dowolnej wielopoziomowej strukturze. Najniżej w hierarchii znajduje się lokal, który jest podstawową jednostką wynajmu. Każdy lokal należy do obiektu. Obiektem może być: piętro, klatka, segment, budynek, zespół budynków. Każdy obiekt może być podpięty pod nadrzędny obiekt. Ilość poziomów obiektów nadrzędnych jest nieograniczona, co pozwala na stworzenie dowolnej struktury „drzewa” nieruchomości. W programach do zarządzania nieruchomościami struktura taka jest zaprezentowana użytkownikowi w formie rozwijalnego drzewa co pozwala szybciej dotrzeć do konkretnego lokalu czy obiektu.
Import ewidencji nieruchomości
Podczas wdrażania systemu do zarządzania nieruchomościami TELKOMBUD zastajemy u naszych klientów wiele plików Excel z danymi nieruchomości, którymi zarządzają, gdyż do tej pory to było ich jedyne narzędzie do obsługi najmu nieruchomości. W takiej sytuacji bardzo istotna jest funkcja importu takich plików do systemów informatycznych aby nie wprowadzać całej ewidencji nieruchomości manualnie. Nowoczesne programy do zarządzania nieruchomościami posiadają funkcję dynamicznego importu ewidencji nieruchomości, polegającą na tym, że w programie użytkownik konfiguruje układ kolumn pliku tworząc tzw. mapowanie, czyli odzwierciedlenie jakie dane z ewidencji nieruchomości znajdują się w kolejnych kolumnach pliku Excel. Takie rozwiązanie pozwala zaimportować dowolny plik bez potrzeby edytowania go do importu.
Dynamiczne dane lokali i budynków
Często zdarza się, że w dostępnej wersji systemów informatycznych do zarządzania nieruchomościami zestaw danych do wprowadzenia lokalu czy budynku jest niewystarczający. W tej sytuacji systemy takie umożliwiają użytkownikowi we własnym zakresie na szybkie dodanie nowych pól, które będą widoczne w całym systemie, łącznie z obsługą importu danych z plików. Bezpośrednio po dodaniu nowe pola są widoczne: w ewidencji nieruchomości, w formularzu edycji i wyszukiwania a także w kompozycji dokumentów.
Różne widoki nieruchomości
W dostępnych systemach zarządzania nieruchomościami takich jak TELKOMBUD są dostępne różne prezentacje nieruchomości, np.: forma drzewa, tabela lokali, tabela budynków, itp. W zależności od potrzeb użytkownik może skorzystać z dowolnego układu nieruchomości. W każdym układzie prezentacji nieruchomości istnieje możliwość eksportu danych do plików zewnętrznych: CSV, XLS, XML. W każdym widoku użytkownik ma możliwość szybkiego wyszukania danych wg dowolnych filtrów.
Dostęp do nieruchomościami
Informatyczne narzędzia dla zarządców nieruchomości umożliwiają nadawanie praw dostępu do budynków i lokali. Po nadaniu dostępu do danej nieruchomości, użytkownik po zalogowaniu do systemu widzi w ewidencji nieruchomości tylko te lokale i nieruchomości do których otrzymał dostęp. Rozwiązanie to jest wykorzystywane gdy mamy do czynienia z oddziałami firmy i chcemy udostępnić dane dla danego oddziału.
Umowy najmu
Umowy najmu są kluczowym modułem systemów zarządzania nieruchomościami. Na podstawie ewidencji nieruchomości oraz kartotek najemców tworzymy umowę najmu, która łączy podmioty wynajmującego i najemcy oraz przedmiot umowy – lokale. Umowy pełnią rolę ewidencyjną wraz z możliwością dodawania elektronicznych załączników a także są tutaj dostępne opcje będące odzwierciedleniem zapisów umowy. Każda umowa może być traktowana indywidualnie z odrębnym zestawem opcji. Opcje umowy umożliwiają określenie: okres trwania umowy, typ naliczenia, waluta całej faktury i pozycji wraz z kursem, warunki płatności (forma płatności, termin płatności, konto bankowe), rodzaj wystawianego dokumentu sprzedażowego (faktura, rachunek, nota obciążeniowa, rozliczenie), forma prezentacji nazwy usługi w pozycji faktury, opis faktury, automatyczne rozliczanie zaliczek, scalanie usług do jednej pozycji na fakturze, stawka jednostkowa bądź ryczałt, stawka VAT, rabat, współczynniki procentowe, GTU, PKWiU, waloryzacja (GUS, HICP, inne).
Naliczenia
Wszystkie opcje wprowadzane w umowach najmu o których była mowa powyżej służą temu aby można było wykonać automatyczne naliczenia wraz z generacją dokumentów sprzedaży. Zamiast spędzać wiele cennego czasu na wystawianiu każdej faktury manualnie, systemy zarządzania nieruchomościami generują faktury w jednej chwili po wywołaniu odpowiedniej funkcji: „Wykonaj naliczenie”. Naliczenia mogą być generowane etapowo – część faktur może być wygenerowana na początku miesiąca kalendarzowego a inna część na końcu miesiąca. Takich serii naliczeń może być dowolna ilość poprzez definiowanie typów naliczeń. Każda umowa najmu jest powiązana z danym typem naliczenia. Jeżeli jednak w ramach danej umowy najmu jest wystawianych kilka dokumentów sprzedaży wówczas nie przypisujemy jednego typu naliczenia do całej umowy ale definiujemy schematy naliczeń w ramach umowy najmu. Nie ma limitu schematów naliczeń w ramach umowy najmu. Każdy taki schemat ma określone lokale i usługi, których dotyczy oraz typ naliczenia.
Wygenerowane w naliczeniach faktury trafiają do ewidencji faktur z której można je dalej eksportować do docelowych systemów finansowo-księgowych. System TELKOMBUD umożliwia eksport faktur do systemów: Comarch OPTIMA, Symfonia, InsERT Subiekt/Rachmistrz/Rewizor, DGCS, Saldeo, JPK_FA.
Administracja nieruchomości
Jeżeli system zarządzania nieruchomościami ma być narzędziem kompleksowym musi obsługiwać także administrowanie nieruchomościami. Systemy takie jak TELKOMBUD umożliwiają obsługę serwisu i przeglądów, prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego w wersji elektronicznej. Z poziomu Książki Obiektu Budowlanego można planować przyszłe przeglądy i zdarzenia w kalendarzu. Kalendarz wysyła alerty mailowe o przeglądach z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Każda awaria w budynku może być zgłoszona do administracji przez system informatyczny. Najemcy mogą zgłaszać awarie przez platformy mobilne. Zgłoszona awaria trafia do administracji i do odpowiedniego serwisanta. Po usunięciu awarii najemca jest powiadamiany wiadomością e-mail o rozwiązaniu problemu.