Ustawienia podstawowe KSeF
Przed rozpoczęciem pracy z KSeF należy skonfigurować ustawienia niezbędne do prawidłowego połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur KSeF.
Baza danych KSeF
TelkomBud współpracuje z dwoma bazami danych KSeF: przedprodukcyjną oraz produkcyjną.
- Baza przedprodukcyjna służy do testowego wysyłania faktur aby sprawdzić poprawność integracji. Dane w bazie przedprodukcyjnej mogą być fikcyjne, nie są one ani weryfikowane ani brane pod uwagę przez urząd skarbowy. Zalecamy wysyłanie faktur do bazy przedprodukcyjnej w przypadku kiedy chcemy sprawdzić fakturę przed jej ostateczną wysyłką do bazy produkcyjnej.
- Baza produkcyjna jest bazą oficjalnie obowiązującą i wszystkie faktury do niej wprowadzone powinny być zgodne ze stanem faktycznym.
Ustawienia odpowiedniej bazy danych KSeF w systemie TelkomBud dokonujemy w menu: Finanse – Ustawienia – KSeF – Baza danych KSeF:
Ustawienie bazy danych KSeF
Certyfikaty KSeF
Uwierzytelnienie podczas integracji TelkomBud – KSeF odbywa się za pomocą certyfikatów, które należy wygenerować na stronie KSeF. Osoba, dla której jest generowany taki certyfikat powinna posiadać w KSeF uprawnienia do wysyłania i przeglądania faktur. Takie uprawnienia powinny być nadane dla każdej z obsługiwanych firm (podmiotów). Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie musi sobie samemu nadawać takich uprawnień, gdyż ma je nadane z automatu po zalogowaniu do aplikacji podatnika KSeF. Certyfikat generujemy tylko raz dla dowolnej firmy (podmiotu). Na tak wygenerowanym certyfikacie można obsługiwać wszystkie firmy (podmioty) w których mamy nadane uprawnienia KSeF.
Generacja certyfikatu wiąże się z trzema obiektami, które z następnym etapie należy wczytać do systemu TelkomBud:
- hasło o minimalnej liczbie 15 znaków, zawierające znaki specjalne; hasło układamy sami podczas generacji certyfikatu;
- plik certyfikatu CRT, generowany i pobierany na komputer użytkownika podczas generacji certyfikatu;
- plik klucza KEY, generowany i pobierany na komputer użytkownika podczas generacji certyfikatu;
W systemie TelkomBud certyfikaty przypisujemy do pracownika w menu: Kartoteki – Pracownicy – prawy przycisk myszki: Certyfikaty KSeF. Nastąpi otwarcie okna z certyfikatami przypisanymi dla danego pracownika. Aby przypisać dla pracownika wygenerowany w KSeF certyfikat należy kliknąć prawym przyciskiem myszki i wybrać polecenie: Dodaj. Nastąpi otwarcie formularza przypisania certyfikatu KSeF dla pracownika:
Formularz przypisania certyfikatu KSeF dla pracownika
W formularzu przypisania certyfikatu KSeF wypełniamy następujące pola i opcje:
- Nazwa. Nazwa własna certyfikatu. Wpisujemy tutaj dowolną nazwę certyfikatu, proponujemy wpisać: imię i nazwisko osoby oraz nazwę powiązanej firmy (kontrahent upoważniający). Po tej nazwie będziemy wybierać z listy certyfikatów właściwy certyfikat dla danej konfiguracji (np: wskazanie certyfikatu dla automatycznego pobierania faktur z KSeF).
- Data ważności. Data ważności certyfikatu jest dostępna na stronie KSeF. Należy przepisać tą datę w to pole. TelkomBud wg tej daty będzie weryfikował czy dany certyfikat w danym czasie jest ważny.
- Certyfikat (.crt). Plik certyfikatu z rozszerzeniem CRT pobrany ze strony KSeF podczas generacji certyfikatu. Należy w to pole zaczytać plik certyfikatu.
- Klucz prywatny (.key). Plik klucza prywatnego z rozszerzeniem KEY pobrany ze strony KSeF podczas generacji certyfikatu. Należy w to pole zaczytać plik klucza.
- Hasło klucza prywatnego. Hasło utworzone przez pracownika na stronie KSeF podczas generacji certyfikatu. Należy tutaj wpisać to hasło zwracając szczególną uwagę na małe i wielkie litery oraz znaki specjalne. Hasło ma minimum 15 znaków.
- Aktywny – wysyłanie faktur. Zaznaczamy tę opcję jeżeli dany certyfikat służy do wysyłania faktur do KSeF.
- Aktywny – pobieranie faktur. Zaznaczamy tę opcję jeżeli dany certyfikat służy do pobierania faktur z KSeF.
- Kontrahent upoważniający. Podmiot dla którego będzie wykorzystywany dany certyfikat. W sytuacji gdy z TelkomBud korzysta tylko jedna firma to ustawiamy w tym polu ten podmiot. W sytuacji gdy jest wielofirmowość i z TelkomBud korzysta kilka spółek to dla każdej ze spółek należy dodać odrębny wpis, mimo, że obowiązuje ten sam certyfikat.
- Certyfikat właścicielski. Ustawiamy tę opcję w przypadku gdy certyfikat dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej.
- Środowisko przedprodukcyjne DEMO. Ustawiamy tę opcję w przypadku gdy certyfikat dotyczy bazy danych KSeF przedprodukcyjnej.
Wysyłanie faktur do KSeF
Wysyłanie manualne
Aby wysłać faktury sprzedaży do KSeF zaznaczamy na liście faktury do wysyłki i wybieramy poniższe polecenia z menu Eksport lub z prawego przycisku myszy:
- KSeF – wysyłka do bazy produkcyjnej
- KSeF DEMO przedprodukcyjne – wysyłka do bazy przedprodukcyjnej
Manualna wysyłka faktur do KSeF
W przypadku wysyłki manualnej gdzie nie ma ustawionego harmonogramu wysyłki automatycznej (opisanego poniżej) system zapyta czy faktura ma być wysłana bezpośrednio teraz czy w określonym dniu i godzinie. Rozwiązanie takie pozwala zaplanować wysyłkę do KSeF w przyszłości. Np. faktury do KSeF powinny być wysłane w przyszły poniedziałek a pracownik wystawiający faktury rozpoczyna wtedy urlop. Może faktury wystawić w TelkomBudzie wcześniej a wysyłkę do KSeF zaplanować na poniedziałek, kiedy fizycznie go już w firmie nie będzie.
Wysyłanie automatyczne
Wysyłkę automatyczną można ustawić niezależnie dla każdej firmy wchodzącej w skład wielofirmowości lub dla firmy macierzystej w przypadku braku wielofirmowości. Rozwiązanie takie daje dużą elastyczność w zarządzaniu wysyłką faktur do KSeF. W tym celu należy wejść w formularz edycji określonej firmy i w zakładce KSeF ustawić automatyczne wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF:
Ustawienie automatycznej wysyłki faktur do KSeF dla kontrahenta
W formularzu kontrahenta należy zaznaczyć opcję: Automatyczne wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF oraz ustawić odpowiedni Certyfikat, za pomocą którego będzie odbywała się automatyczna wysyłka. Należy wskazać certyfikat Pracownika i wybrać z listy wcześniej dodanych certyfikatów do pracowników. Następnie określamy harmonogram wysyłania faktur wskazując konkretne Godziny wysyłania w których będzie odbywała się automatyczna wysyłka do KSeF. Bardzo ważnym parametrem jest Opóźnienie [min]. Parametr ten zabezpiecza aby faktura nie została wysłana do KSeF bez jej sprawdzenia i weryfikacji. Dla przykładu z powyższego zrzutu ekranu: mamy opóźnienie 30 min. – oznacza to, że jeżeli faktura zostanie wystawiona np. o godz. 11:50 (10 minut przed planowaną automatyczną wysyłką o godz. 12:00) to jest wysoce prawdopodobne, że pracownik nie zdąży jej sprawdzić. Opóźnienie 30 min. zadziała tak, że do godziny wystawienia 11:50 zostaje automatycznie dodane opóźnienie 30 min. i system będzie widział jakby ta faktura została wystawiona o 12:20 i zostanie wysłana do KSeF dopiero w następnym rzucie, czyli o godz. 18:00. Opóźnienie daje nam gwarancję, że faktura nie zostanie wysłana szybciej niż za 30 min., czyli pracownik ma czas na jej sprawdzenie i weryfikację.
Jeżeli jest włączona opcja automatycznego wysyłania faktur ale bez harmonogramu godzin wysyłania to każda wystawiona faktura w TelkomBud, w tym samym czasie automatycznie jest wysyłana do KSeF. Zwracamy uwagę, że taka konfiguracja nie daje możliwości i czasu na sprawdzenie takiej faktury przed wysyłką do KSeF.
Pobieranie faktur z KSeF
Pobieranie manualne
Aby pobrać faktury kosztowe z KSeF w ewidencji faktur kosztowych wybieramy polecenia z menu Eksport:
- KSeF – pobieranie z bazy produkcyjnej
- KSeF DEMO przedprodukcyjne – pobieranie z bazy przedprodukcyjnej
Manualne pobieranie faktur kosztowych z KSeF
W przypadku wysyłki manualnej gdzie nie ma ustawień dla wysyłki automatycznej (opisanej poniżej) system zapyta czy faktura ma być wysłana bezpośrednio teraz czy w określonym dniu i godzinie. Rozwiązanie takie pozwala zaplanować wysyłkę do KSeF w przyszłości. Np. faktury do KSeF powinny być wysłane w przyszły poniedziałek a pracownik wystawiający faktury rozpoczyna wtedy urlop. Może faktury wystawić w TelkomBudzie wcześniej a wysyłkę do KSeF zaplanować na poniedziałek, kiedy fizycznie go już w firmie nie będzie.
Pobieranie automatyczne
Podobnie jak w przypadku automatycznej wysyłki, tak automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF można ustawić niezależnie dla każdej firmy wchodzącej w skład wielofirmowości lub dla firmy macierzystej w przypadku braku wielofirmowości. Rozwiązanie takie daje dużą elastyczność w zarządzaniu pobieraniem faktur z KSeF. W tym celu należy wejść w formularz edycji określonej firmy i w zakładce KSeF ustawić automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF:
Ustawienie automatycznego pobierania faktur zakupowych z KSeF
W formularzu edycji kontrahenta należy zaznaczyć opcję: Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF do bufora oraz ustawić odpowiedni Certyfikat, za pomocą którego będzie odbywało się automatyczne pobieranie faktur. Należy wskazać certyfikat Pracownika i wybrać z listy wcześniej dodanych certyfikatów do pracowników. Następnie określamy harmonogram pobierania faktur, wskazując konkretne Godziny pobierania w których będzie odbywało się automatyczne pobieranie faktur z KSeF. Jeżeli nie będzie określonych godzin pobierania to domyślnie TelkomBud będzie pobierał faktury co 15 minut.
Bufor KSeF
Bufor KSeF jest koszykiem faktur kosztowych pobranych z KSeF zanim te faktury trafią do ewidencji faktur kosztowych. Bufor pozwala na zarządzanie obiegiem takich faktur i podejmowania decyzji, które faktury mają być przekierowane do ewidencji faktur kosztowych a które nie. Funkcja ta jest przydatna w sytuacji w której nie wszystkie faktury kosztowe z KSeF mają trafić do ewidencji faktur kosztowych w TelkomBud. Faktury w buforze mogą mieć jeden z trzech dostępnych stanów:
- Faktury niewyeksportowane do ewidencji faktur. Faktury, które zostały zaczytane z KSeF ale jeszcze nie została podjęta decyzja co do przesłania do ewidencji faktur.
- Faktury wyeksportowane do ewidencji faktur. Faktury, które zostały zaczytanie z KSeF i przesłane do ewidencji faktur.
- Faktury pominięte. Faktury, które zostały zaczytane z KSeF i została podjęta decyzja, że faktura nie będzie wysyłana do ewidencji faktur.
Bufor jest dostępny w menu: Finanse – Bufor KseF.
Manualne pobieranie faktur do bufora
Aby pobrać faktury kosztowe z KSeF do bufora w sposób manualny (ręczny) klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy polecenie Importuj z KSeF do bufora:
Manualne pobieranie faktur kosztowych do bufora
Automatyczne pobieranie faktur do bufora
Za automatyczne pobieranie faktur z KSeF do bufora odpowiada ta sama funkcja co automatyczne pobieranie faktur kosztowych do ewidencji faktur opisywana powyżej: Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF do bufora. Jeżeli nie ma licencji na KSeF bufor to faktury kosztowe są automatycznie zaczytywane do ewidencji faktur. Jeżeli jest licencja na KSeF bufor to faktury kosztowe są zaczytywane do bufora i stąd dopiero mogą być przesłane do ewidencji faktur. Faktury z bufora do ewidencji faktur mogą być przeniesione w sposób manualny lub automatyczny.
Manualne przenoszenie faktur z bufora do ewidencji faktur
Ręcznego przenoszenia faktur z bufora do ewidencji faktur dokonujemy poprzez wywołanie polecenia pod prawym przyciskiem myszy: Eksportuj do ewidencji faktur. W wyniku tego działania faktura w buforze przechodzi w stan: Faktury wyeksportowane do ewidencji faktur.
Jeżeli chcemy podjąć decyzję aby faktura nie była wysyłana do ewidencji faktur wywołujemy funkcję: Pomiń eksport do ewidencji faktur. W wyniku tego działania faktura w buforze przechodzi w stan: Faktury pominięte.
Manualne przenoszenia faktur z bufora do ewidencji faktur
Automatyczne przenoszenie faktur z bufora do ewidencji faktur
Można skorzystać też z automatycznego przenoszenia faktur kosztowych z bufora do ewidencji faktur. W tym celu należy w formularzu edycji kontrahenta ustawić opcję: Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z bufora do TelkomBud. Ustawiamy wtedy również pole Wprowadzający faktury w którym ustawiamy pracownika, który będzie widniał w ewidencji faktur jako osoba wpisująca fakturę.
Ustawienie automatycznego wysyłania faktur kosztowych z bufora do faktur
Korzystanie z danych KSeF w systemie TelkomBud
Dane, które zostały zaczytane z KSeF mogą być prezentowane w systemie TelkomBud w różnym ujęciu, tak aby dostęp do informacji KSeF był szybki prosty.
Kolumny w ewidencji
Zarówno w ewidencji faktur jak i w buforze mamy dostępne kolumny z danymi KSeF:
- KSeF Wysłano. Data i godzina wysłania faktury sprzedaży z TelkomBud do KSeF.
- KSeF Numer. Numer faktury KSeF.
- KSeF Status. Status wysyłki do KSeF. Jeżeli faktura jest wysłana prawidłowo status przyjmuje wartość: Wysyłka zakończona powodzeniem. Jeżeli wysyłka nie powiodła się jest tutaj informacja o przyczynie błędu wysyłki.
- KSeF UPO. Urzędowe Poświadczenie Odbioru generowane przez KSeF.
- KSeF Link do faktury. Link do faktury, który automatycznie przenosi do KSeF, gdzie po odpowiedniej autoryzacji można zobaczyć fakturę.
- KSeF Data nadania numeru. Data i godzina nadania numeru przez KSeF. Jest to jednocześnie pieczątka czasowa przyjęcia faktury przez KSeF.
Filtrowanie
W ewidencji faktur w formularzu Znajdź dodano zakładkę KSeF, która umożliwia filtrowanie faktur wg danych KSeF takich jak:
- Nr KSeF
- Czy faktura wysłana do KSeF
- Czy jest KSeF UPO
Drukowanie podglądu faktury KSeF
Zarówno w ewidencji faktur jak i w buforze mamy dostępny wydruk faktury KSeF zarówno w pliku PDF jak i HTML. Funkcje te są dostępne pod prawym przyciskiem myszki: Drukuj – PDF, HTML
Wydruk faktury KSeF
