Czym jest elektroniczny obieg dokumentów i od kiedy obowiązuje?

Cyfryzacja procesów biznesowych stała się częścią działania nowoczesnych organizacji. Elektroniczny obieg dokumentów odnosi się do zautomatyzowanego systemu przetwarzania, przesyłania i archiwizacji w formie cyfrowej, eliminując potrzebę stosowania wariantów papierowych. Realizowanie go nie tylko optymalizuje wewnętrzne procedury, ale również umożliwia spełnienie wymogów prawnych dotyczących przechowywania danych.

W tym wpisie omówimy, co to jest elektroniczny obieg dokumentów oraz od kiedy jest jego obowiązek w administracji publicznej. Zapraszamy do lektury!

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg to rozwiązanie zapewniające sprawny i bezpieczny przepływ dokumentów. Systemy tego typu automatyzują procesy obiegu informacji, gwarantując szybki dostęp do pism, a także eliminując ryzyko związane z ich zagubieniem lub opóźnieniami. Wskutek jasnych procedur oraz możliwości śledzenia historii każdego dokumentu poprawia się również zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi.

Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wpływa na skuteczność operacyjną organizacji. Przede wszystkim minimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych. Automatyczne przypisywanie zadań i integracja z innymi systemami, umożliwia płynny przepływ informacji pomiędzy działami, przyczyniając się do lepszej koordynacji działań w firmie. Ponadto elektroniczny obieg dokumentów zwiększa przejrzystość procesów – każde pismo posiada dokładną historię zmian oraz zatwierdzeń, znacząco ułatwiając kontrolę wewnętrzną i audyty.

Od kiedy obowiązuje elektroniczny obieg dokumentów?

Obowiązek stosowania elektronicznego obiegu dokumentów w Polsce wprowadzany jest etapami i dotyczy różnych sektorów w odmiennych terminach. W przypadku administracji publicznej zasadniczym elementem cyfryzacji było wdrożenie ePUAP. Kolejnym krokiem jest obligatoryjne zastosowanie systemu e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku. Dla sektora prywatnego szczególnie ważne jest wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którego start przewidziano na 1 lutego 2026 roku. Od tego momentu każdy rachunek wystawiany przez podmiot gospodarczy w Polsce będzie musiał mieć formę elektroniczną i być przesyłany za pośrednictwem KSeF.

Wyzwania związane z przejściem na elektroniczny obieg dokumentów

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, choć przynosi liczne korzyści, wiąże się z różnorodnymi wyzwaniami, wśród których najczęściej wymienia się:

• koszty wdrożenia – zakup licencji na oprogramowanie, inwestycja w infrastrukturę IT, a także szkolenia personelu mogą generować wysokie wydatki początkowe;
• integracja z istniejącymi systemami – konieczność zapewnienia kompatybilności z już działającymi rozwiązaniami informatycznymi (np. ERP, CRM) wymaga czasu oraz zaawansowanej wiedzy technologicznej;
• zarządzanie bezpieczeństwem danych – wiąże się z koniecznością stosowania zaawansowanych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie danych, systemy autoryzacji oraz tworzenie kopii zapasowych, aby chronić dokumentację przed nieuprawnionym dostępem i utratą danych;
• szkolenie pracowników – pracownicy muszą zdobyć wiedzę na temat nowego systemu i nauczyć się korzystać z jego funkcji, co początkowo może powodować spadek efektywności pracy;
• zmiana procesów wewnętrznych – przejście z papierowego na elektroniczny obieg dokumentów wymaga redefinicji wielu procedur operacyjnych i dostosowania struktury organizacyjnej;
• opór wobec zmian – naturalna niechęć części pracowników do modyfikacji dotychczasowych metod pracy może wpłynąć na tempo wdrażania nowego systemu i jego akceptację w organizacji;
• zgodność z regulacjami prawnymi – dynamicznie zmieniające się przepisy dotyczące cyfrowej dokumentacji i ochrony danych wymagają stałego monitorowania i dopasowywania systemów do aktualnych norm.

Dlaczego warto podejść strategicznie do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

Strategiczne podejście do tego procesu pozwala nie tylko uniknąć błędów, takich jak niewystarczające przygotowanie, czy brak zaangażowania pracowników, ale także maksymalnie wykorzystać potencjał digitalizacji. Organizacje, które odpowiednio zaplanują wdrożenie, mogą stać się elastyczne, gotowe na dalsze zmiany technologiczne oraz lepiej zmobilizowane do działania w coraz bardziej wymagającym, cyfrowym środowisku. Decyzje podjęte dziś, wpłyną na zdolność przedsiębiorstwa do adaptacji i rozwoju w nadchodzących latach.