Elektroniczny dziennik korespondencji – co to jest i jak go wprowadzić?

Obieg korespondencji w firmie to powszechne działania, które nie są niezawodne. Rejestrowanie dokumentów klasycznym sposobem, zwłaszcza w przypadku dużej liczby pism przychodzących i wychodzących szybko staje się mało efektywne. Niektórymi z problemów spotykanymi przez przedsiębiorstwa są zgubione pisma, błędy w rejestrach czy trudności w odszukaniu archiwalnych danych. W rozwiązaniu ich pomaga elektroniczny dziennik korespondencji. Można z nim lepiej uporządkować dokumentację i automatycznie dokonać wielu czynności związanych z jej obsługą, przyspieszając obieg pism i zachowując gwarancję dostępu do pełnej historii w dowolnej chwili. Nie przerywaj czytania, aby się dowiedzieć, czym jest dziennik korespondencyjny, jak go prowadzić, jakie ma rodzaje oraz dlaczego warto go wdrożyć.

Czym jest dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej?

Jest to zorganizowany rejestr dokumentów z komunikacją w firmie. Obejmuje zarówno korespondencję przychodzącą, jak i wychodzącą. Jego podstawowym celem jest zgromadzenie wszystkich najważniejszych pism w jednym miejscu. Wcześniej dziennik korespondencyjny prowadzono w formie papierowej jako zeszyt lub księga, w której trzeba było ręcznie spisywać dane dotyczące wpływających i wysyłanych dokumentów. Ta forma sprawdzała się w niewielkich przedsiębiorstwach, ale w większych firmach okazało się, że jest to mało praktyczne. Teraz stosuje się elektroniczny dziennik korespondencji, gdzie wpisuje się wymagane informacje. Istnieją też jego różne rodzaje, różniące się źródłem pochodzenia pism.

Rodzaje dzienników korespondencji [H3]

Dziennik korespondencji przychodzącej — służy do ewidencji wszystkich dokumentów wpływających do organizacji. Każdy przyjęty arkusz zostaje zarejestrowany, a jego szczegóły, takie jak data wpływu, nadawca czy numer rejestru są zapisane w systemie.

Dziennik korespondencji wychodzącej — obejmuje całą komunikację wysyłaną na zewnątrz. Dzięki temu firma ma pełen wgląd w historię korespondencji, ułatwiając kontrolę nad wysyłanymi pismami i terminowość doręczeń.

Dlaczego warto wprowadzić elektroniczny dziennik korespondencji?

Największym plusem dla przedsiębiorców jest fakt, że przy używaniu programów trudniej popełnić błąd lub zgubić arkusz z ważnymi informacjami. Dopiero elektroniczny dziennik korespondencji zezwala na prostą i szybką korektę błędów wynikających z wpisania nieprawidłowych danych. Przechowuje się je w systemie, gdzie są łatwo dostępne i dobrze uporządkowane. Wystarczy kilka kliknięć, aby odnaleźć konkretny dokument lub prześledzić jego historię. Przez to wyszukiwanie nie zajmuje wiele czasu, nawet gdy jest dużo archiwalnych pism.

Istotnym atutem jest także ochrona danych przed dostępem osób nieupoważnionych poprzez szyfrowanie i tworzenie indywidualnych kont użytkowników. Zdigitalizowane rejestry nie mogą się też zgubić lub zniszczyć.

Dostęp do systemu w trybie online wspiera pracę zdalną i hybrydową. Pracownicy mają wgląd do stanu korespondencji bez potrzeby fizycznego przebywania w biurze, co jeszcze się przydaje firmom posiadającym oddziały w różnych miejscowościach.

Komputerowa ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej gwarantuje zgodność z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO) oraz e-Doręczeń. Automatyczne archiwizowanie dokumentów niweluje niezgodności z panującymi regulacjami. Firmy korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są wspierane przez dodatkową integrację z procesami księgowymi.

Elektroniczny dziennik korespondencyjny — jak go prowadzić?

Prowadzenie elektronicznego dziennika korespondencji wymaga ustalenia kilku zasad i procedur, które zapewnią sprawny obieg dokumentów oraz porządek w systemie. Warto zastosować odpowiednie narzędzia, które zautomatyzują procesy i zapewnią bezpieczeństwo danych.

Rejestrowanie wszystkich dokumentów

Każda przychodząca lub wychodząca informacja ma być zapisana online, wraz z danymi takimi jak numer rejestru, data wpływu lub wysyłki, nadawca, odbiorca oraz krótki opis treści. Dokładność tych wpisów zapewnia łatwe śledzenie korespondencji i odnalezienie dokumentu w przyszłości.

Digitalizacja dokumentów papierowych

Arkusze papierowe muszą zostać zdigitalizowane i wgrane do systemu. Dzięki technologii OCR, program rozpoznaje teksty ze skanów i przypisuje je do odpowiednich kategorii, co przyspiesza proces archiwizacji i eliminuje potrzebę przechowywania papierowych wersji.

Wprowadzanie głównych metadanych

Do dokumentów trzeba wprowadzić metadane, takie jak numer rejestru, data wpływu/wysłania, nadawca, odbiorca wraz z krótkim opisem. Takie informacje umożliwiają szybkie i skuteczne wyszukiwanie w systemie, ułatwiając organizację i dostęp.

Korzystanie z funkcji systemu

Zaawansowane programy umożliwiają automatyczne indeksowanie dokumentów (np. przy użyciu OCR), przypisywanie ich do określonych ścieżek obiegu oraz monitorowanie. Dzięki temu wiadomości są szybko przekazywane do odpowiednich osób lub działów, a ich status (np. „w trakcie akceptacji” czy „wysłano”) jest zawsze aktualny.

Utrzymanie aktualności i bezpieczeństwa danych

Regularne aktualizowanie danych w systemie oraz przypisywanie odpowiednich uprawnień dostępu zapewnia bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Archiwizacja i kontrola wersji zapewniają, że dane są zawsze aktualne i niczym niezagrożone.

Jak wybrać dobry program do ewidencji korespondencji?

Wybierając program do ewidencjonowania korespondencji, należy zwrócić uwagę na parę kwestii. System ma dysponować centralnym repozytorium dokumentów, umożliwiając łatwe przechowywanie i wgląd w komunikację przychodzącą oraz wychodzącą. Ważna jest również elastyczność, żeby dostosować rejestry do specyfiki firmy. Dobre narzędzie powinno posiadać zaawansowane funkcje, takie jak automatyczne przypisywanie dokumentów do ścieżek obiegu, indeksowanie (np. OCR) oraz śledzenie statusów. Kontrola terminów, przypomnienia o ważnych datach i integracja z innymi systemami (np. ERP czy kadrowymi) są niezbędne, by obieg informacji przebiegał sprawnie i efektywnie.

Jak wprowadzić elektroniczny dziennik korespondencji w organizacji?

Ten proces rozpoczyna się od audytu obecnych metod ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Rzetelna analiza jest bardzo cenna, by sprawdzić, jak wyglądają potrzeby firmy i jakie rozwiązania należy wdrożyć. Następnie wybiera się odpowiedni program, który najlepiej odpowiada na to zapotrzebowanie, biorąc pod uwagę funkcjonalność, intuicyjną obsługę i integrację z innymi narzędziami. Po jego zainstalowaniu konieczne jest przeprowadzenie szkoleń pracowniczych i wprowadzić zatrudnionych w nowe sposoby dokumentowania korespondencji. Na koniec obserwuje się rezultaty z działania i w razie problemów aktualizuje system w celu usunięcia błędów i dopasowania do zmiennych czynników.

Elektroniczny dziennik korespondencji to narzędzie, które znacząco upraszcza i automatyzuje procesy związane z ewidencją dokumentów w organizacji. Dzięki niemu można zyskać pełną kontrolę nad informacjami przychodzącymi i wychodzącymi, łatwy dostęp do archiwalnych danych oraz lepszą organizację pracy, szczególnie w firmach pracujących zdalnie lub w trybie hybrydowym. Wprowadzenie elektronicznego dziennika wiąże się z kilkoma etapami od audytu obecnych procesów po szkolenia dla pracowników. Choć początkowo może to wymagać inwestycji i czasu, korzyści płynące z automatyzacji ewidencji dokumentów są nieocenione w codziennej pracy organizacji.