Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów i spraw
Elektroniczny Obieg Dokumentów
- Definiowanie dowolnych procesów zachodzących w organizacji za pomocą ergonomicznego kreatora schematów blokowych. Każdy proces posiada ścieżkę zadań przepływu informacji i dokumentów.
- Realizacja spraw wg ścieżki procesu.
- Realizacja zadań sprawy wg dostępnych poleceń: przyjęcie do realizacji, zatwierdzenie realizacji, przekaż dalej, odrzuć, odpowiedz na odrzucenie, akceptuj odrzucenie.
- Każde zadanie procesu może przyjmować jeden ze stanów: oczekujące na przyjęcie, w trakcie realizacji, zrealizowane, odrzucone. Po zrealizowaniu wszystkich zdań sprawa automatycznie przyjmuje stan zrealizowanej.
- Automatyczna generacja spraw w wyniku zajścia odpowiednich działań np: zamówienie do akceptacji, faktura do akceptacji, dokument do akceptacji itp.
- Filtrowanie spraw i zadań wg wielu kryteriów pozwala na szybie wyszukanie danych.
- Obsługa dekretacji faktur – przypisanie kosztów do: realizowanych zadań, zasobów, pracowników, jednostek organizacyjnych, kategorii kosztowych.
- Obsługa zastępstw. Jeżeli pracownika nie ma w pracy można ustawić jego zastępcę i wówczas pracownik zastępujący obsługuje sprawę.
- Alerty o zadaniach oczekujących na przyjęcie i zadaniach odrzuconych w postaci: wiadomości e-mail, SMS oraz „migającej” ikonki w aplikacji.
- Raport wykonania sprawy prezentujący wszystkie czynności w ramach sprawy wraz z: pracownikiem realizującym czynność, datą wykonania.
- e-EOD – dostęp do obiegu dokumentów przez przeglądarkę internetową. Funkcjonalność umożliwia wieloplatformowy dostęp do modułu poprzez np: smartfony, tablety, telefony itp.
- Kreator dokumentów umożliwia generację dowolnych dokumentów dotyczących spraw i zadań wg szablonu użytkownika.
- Eksport ewidencji spraw i zadań do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.
- Nadawanie użytkownikom praw dostępu do elektronicznego obiegu dokumentów.