Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur KSeF to nie tylko uciążliwy obowiązek ale też duże możliwości automatyzacji obiegu faktur, a co za tym idzie – zmniejszenie ludzkiego nakładu pracy na obsługę faktur kosztowych w firmie. System TelkomBud daje duże możliwości w tym zakresie.
Jak KSeF pomaga zautomatyzować obieg faktur?
Wykorzystanie KSeF do usprawnienia obiegu faktur w firmieAutomatyczny import faktur
System TelkomBud posiada opcjonalną funkcję automatycznego importu faktur kosztowych z KSeF. Użytkownik już nie musi wprowadzać faktur kosztowych manualnie czy też poprzez import faktur z plików zewnętrznych ale cały proces wprowadzania faktur kosztowych do TelkomBud może odbywać się w pełni automatycznie. Ustawienia tego dokonuje się dla nabywcy faktury w kartotece Kontrahentów w zakładce KSeF. W tym celu należy zaznaczyć opcję: Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF do bufora i wskazać certyfikat, który będzie wykorzystywany do automatycznego pobierania faktur. Najczęściej jest to certyfikat pracownika. Jeżeli mamy aktywną licencję do Bufora KSeF to faktury będą automatycznie pobierane z KSeF do bufora, jeżeli nie mamy aktywnej tej licencji to faktury będą pobierane bezpośrednio do ewidencji faktur.
Ustawienie automatycznego importu faktur z KSeF
Elektroniczny obieg faktur
Kiedy faktura została już automatycznie zaczytana z KSeF może również uczestniczyć automatycznie w dowolnym procesie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. W tym celu w menu Finanse – Ustawienia – EOD ustawiamy domyślne procesy EOD dla faktur kosztowych i sprzedażowych. Można ustawić jeden bezwarunkowy proces lub ustawić kilka procesów w zależności od kwoty faktury. Ustawienie warunkowe spowoduje że faktura zaczytana z KSeFu w zależności od wartości automatycznie trafi na odpowiednią ścieżkę elektronicznego obiegu. Po akceptacji merytorycznej faktura może automatycznie zgodnie z procesem trafić do płatności.
Płatności
Faktury kosztowe, które przeszły akceptację w elektronicznym obiegu trafiają do płatności. Płatności też można zautomatyzować poprzez generację tzw. koszyka przelewów PLI – plik płatności krajowych (zgodny z systemem ELIXIR), który można zaczytać do każdego banku, tworząc w ten sposób harmonogram przelewów. Paczkę przelewów PLI generujemy w ewidencji faktur kosztowych, które są przefiltrowane wg zakończonego procesu EOD i statusie niezapłaconych, w menu: Polecenie przelewu – PLI. Formularz generacji paczki przelewów PLI posiada wiele opcji, które mogą wpłynąć na automatyzację i przyspieszenie pracy:
- Data przelewu – może ustawić dynamiczną datę przelewu ustawiając opcję z określoną liczbą dni przed terminem przelewu podanym w fakturze lub podać konkretną datę.
- Typ przelewu (Elixir, SORBNET, Express ELIXIR).
- Płatność podzielona – zaplanowane przelewy zostaną zrealizowane przez bank jako płatność podzielona.
- Pozostało do zapłaty z uwzględnienie kaucji – jeżeli do faktury jest przypisana kaucja, system automatycznie obniży kwotę przelewu o wartość kaucji.
- Zaktualizuj płatność dokumentu w systemie – po zaznaczeniu tej opcji w momencie generacji paczki przelewów PLI system TelkomBud automatycznie zaktualizuje płatności w ewidencji faktur kosztowych.
Polecenie przelewu PLI