Program do rozliczania zaliczek

Specyfikacje do zaliczek

Bazą do wystawiania faktur zaliczkowych i ich rozliczania jest wprowadzenie Specyfikacji do zaliczek. Specyfikacja do zaliczek to docelowa wartość zlecenia, umowy w ramach której będą wystawiane faktury zaliczkowe. Specyfikacja jakby grupuje nam grupę faktur zaliczkowych i końcowych rozliczających zaliczkę. Do każdej specyfikacji można dodać dowolną liczbę faktur zaliczkowych (zaliczki częściowe) oraz ostatnią fakturę końcową rozliczającą zaliczki. Załóżmy, że wprowadzamy specyfikację do zamówienia na „Rozbudowę instalacji elektrycznej” o wartości 140 000 zł netto do której będę wystawiane trzy faktury zaliczkowe częściowe oraz jedna faktura końcowa rozliczająca te trzy częściowe faktury zaliczkowe.

Specyfikacje do zaliczek

Każda specyfikacja ma dwa kluczowe parametry określające etap w jakim jest zaliczka:
– Stan specyfikacji: rozliczona (gdy wartość wystawionych faktur zaliczkowych i końcowych rozliczających zaliczki jest równa wartości zamówienia – w naszym przykładzie 140 000 zł netto), nierozliczona (gdy wartość wystawionych faktur zaliczkowych i końcowych rozliczających zaliczki jest mniejsza od wartości zamówienia 140 000 zł)
– Stan zaliczki: rozliczona (gdy wszystkie faktury zaliczkowe są rozliczone z fakturę końcową co do ilości i kwoty), nierozliczona (gdy są faktury zaliczkowe, które nie zostały rozliczone z fakturą końcową).
Po wprowadzeniu nowej specyfikacji do zaliczek zarówno stan specyfikacji jak i stan zaliczki przyjmuje wartość: nierozliczona.
Dodatkowo w ewidencji specyfikacji do zaliczek mamy kolumny monitorujące wartości rozliczanej specyfikacji i zaliczki mające wpływ na stan specyfikacji i stan zaliczki:
– Wartość wystawionych zaliczek
– Wartość zaliczek pozostałych do wystawienia
– Wartość zaliczki rozliczona
– Wartość zaliczki pozostała do rozliczenia

Faktury zaliczkowe

Faktury zaliczkowe można wystawić bezpośrednio w ewidencji specyfikacji do zaliczek (Finanse – Zaliczki) lub z poziomu ewidencji faktur (Finanse – Faktury).
Będąc w ewidencji specyfikacji do zaliczek wskazując daną specyfikacją i po otwarciu menu prawego przycisku myszki wybieramy funkcję Dodaj – fakturę zaliczkową. Nastąpi otwarcie formularza wypełnionego wg wskazanej specyfikacji. W zakładce Pozycje formularza faktury jest wypełnione pole Zaliczka do specyfikacji, które wiąże fakturę zaliczkową ze specyfikacją oraz pozycja faktury z wartością zaliczek pozostałych do wystawienia.
Z kolei będąc w ewidencji faktur i po otwarciu menu prawego przycisku myszki wybieramy funkcję Dodaj – fakturę. W zakładce Pozycje formularza faktury wypełniamy pole Zaliczka do specyfikacji, które wiąże fakturę zaliczkową ze specyfikacją, opcję faktura częściowa oraz edytujemy wartość pozycji faktury zaliczkowej.

Formularz faktury zaliczkowej

W Pozycji faktury edytujemy wartość pozycji na wartość wystawionej pierwszej zaliczki – w naszym przykładzie 50 000 zł netto. Po zapisaniu faktury można przejść do wydruku faktury zaliczkowej. Wydruk faktury zaliczkowej różni się zasadniczo od zwykłej faktury gdyż zawiera dodatkowe informacje do zaliczki takie jak:
– wykaz wystawionych faktur zaliczkowych w ramach danej specyfikacji,
– wartość zaliczek pozostałych do wystawienia,
– specyfikacja do zaliczki

Wydruk faktury zaliczkowej

Drugą fakturę zaliczkową wystawiamy na 40 000 zł netto. W ewidencji specyfikacji do zaliczek (Finanse – Zaliczki) mamy następujące wartości i stany:
– Wartość wystawionych zaliczek = 90 000 zł (50 000 zł + 40 000 zł)
– Wartość zaliczek pozostałych do wystawienia = 50 000 zł (140 000 zł – 90 000 zł)
– Wartość zaliczki rozliczona = 0 zł (brak faktur końcowych rozliczjących zaliczki)
– Wartość zaliczki pozostała do rozliczenia = 90 000 zł.
– Stan specyfikacji = nierozliczona (wartość wystawionych zaliczek mniejsza od wartości zamówienia)
– Stan zaliczki = nierozliczona (wartość rozliczona zaliczki w fakturze końcowej mniejsza od wartości wystawionych zaliczek)
Trzecią fakturę zaliczkową wystawiamy na pozostałą kwotę 50 000 zł netto. W ewidencji specyfikacji do zaliczek mamy teraz następujące wartości i stany:

– Wartość wystawionych zaliczek = 140 000 zł (50 000 zł + 40 000 zł + 50 000 zł)
– Wartość zaliczek pozostałych do wystawienia = 0 zł (140 000 zł – 140 000 zł)
– Wartość zaliczki rozliczona = 0 zł (brak faktur końcowych rozliczjących zaliczki)
– Wartość zaliczki pozostała do rozliczenia = 140 000 zł.
– Stan specyfikacji = rozliczona (wartość wystawionych zaliczek równa wartości zamówienia)
– Stan zaliczki = nierozliczona (wartość rozliczona zaliczki w fakturze końcowej mniejsza od wartości wystawionych zaliczek).

Faktura końcowa rozliczajaca zaliczki

Fakturę końcową zaliczkową można wystawić bezpośrednio w ewidencji specyfikacji do zaliczek (Finanse – Zaliczki) lub z poziomu ewidencji faktur (Finanse – Faktury). W formularzu faktury w zakładce Pozycje wskazujemy specyfikację do zaliczki oraz zaznaczamy opcję: faktura końcowa. Po wskazaniu specyfikacji automatycznie zostanie wypełniona pozycja faktury wwg specyfikacji, którą edytujemy na wartość zamówienia (140 000 zł). Następnie przyciskiem Dodaj rozliczenie zaliczki dodajemy kolejno wszystkie trzy częściowe faktury zaliczkowe, które wypełniają się z kwotami ujemnymi co w zestawieniu z pierwszą pozycją daje nam ostateczną wartość faktury końcowej (w naszym przykładzie 0 zł gdyż wartość trzech częściowych faktur zaliczkowych jest równa wartości zamówienia).

Formularz faktury końcowej rozliczającej zaliczki

Po wystawieniu faktury końcowej rozliczająącej zaliczki w ewidencji specyfikacji do zaliczek mamy teraz następujące wartości i stany:
– Wartość wystawionych zaliczek = 140 000 zł (50 000 zł + 40 000 zł + 50 000 zł)
– Wartość zaliczek pozostałych do wystawienia = 0 zł (140 000 zł – 140 000 zł)
– Wartość zaliczki rozliczona = 140 000 zł (wszystkie faktury zaliczkowe zostały rozliczone z fakturą końcową)
– Wartość zaliczki pozostała do rozliczenia = 0 zł.
– Stan specyfikacji = rozliczona (wartość wystawionych zaliczek równa wartości zamówienia)
– Stan zaliczki = rozliczona (wartość rozliczona zaliczki w fakturze końcowej jest równa wartości wystawionych zaliczek).
Wydruk faktury końcowej przedstawia się następująco:

Wydruk faktury końcowej rozliczającej zaliczki