Program do urlopów

Ewidencja urlopów w programie TelkomBud

Początkiem procesu planowania urlopów w programie jest określenie wymiaru wolnego dla pracownika. Ustalamy go w kartotekach pracowników w menu: Wymiar urlopu. Przypisując go do pracownika, mamy dostępną opcję proporcjonalnego rozliczania wynagrodzenia w zależności od okresu zatrudnienia. System przepisuje niewykorzystany urlop z danego roku na rok następny. Aby zaoszczędzić czas na wpisywanie wymiaru urlopu dla poszczególnych pracowników, można to zrobić zbiorczo dla dowolnej liczby pracowników zaznaczając opcją CheckBox w ewidencji pracowników.

Wymiar urlopu pracownika

Nowoczesny program do planowania urlopów

Planowanie urlopów w programie ma na celu zaplanowanie wolnego przez pracownika na cały rok kalendarzowy. Z reguły takie operacje wykonuje się na początku roku kalendarzowego i ma to na celu dostarczenie dla kadry zarządczej elektronicznego obiegu wniosków urlopowych całej firmy. Na podstawie tych planów mamy informację kiedy są kolizje urlopowe (pracownicy na tym samym stanowisku i kompetencjach zaplanowali urlop w tym samym czasie). Podczas planowania urlopów system kontroluje saldo urlopowe oraz uwzględnia niewykorzystany urlop z poprzednich lat. Planowanie urlopów wykonujemy w Planie pracy, do którego dostęp jest z menu głównego programu lub z poziomu Harmonogramu pracy. Urlopy możemy planować zarówno z poziomu aplikacji Windows jak i przeglądarki internetowej umożliwiającej dostęp mobilny na smartfonach, tabletach, Apple Mac i innych.

Planowanie urlopu

Wnioski urlopowe w formie elektronicznej

Nowoczesny system wniosków urlopowych w formie elektronicznej pozwala na całkowitą digitalizację procesu, eliminując konieczność korzystania z papierowych formularzy. Opracowane narzędzie umożliwia zgłaszanie i zatwierdzanie różnego rodzaju dni wolnych od pracy w szybki i wygodny sposób. Dzięki automatycznym powiadomieniom oraz intuicyjnemu interfejsowi użytkownicy mają pełną kontrolę nad zgłoszonymi wnioskami w programie urlopowym, a kadra zarządzająca może sprawnie zarządzać harmonogramem pracy zespołów.

Wniosek urlopowy wygenerowany z przeglądarki internetowej w dostępie mobilnym

W ustawieniach systemu urlopowego można zaznaczyć opcję wymuszającą podanie zastępstwa podczas składania wniosku. W momencie składania wniosku urlopowego i podaniu pracownika pełniącego zastępstwo na czas przebywania na urlopie system sprawdza, czy w tym czasie pracownik pełniący zastępstwo będzie obecny w pracy (nie ma zaplanowanego urlopu).

Akceptacja wniosków urlopowych

Proces akceptacji wniosków w programie do planowania i rozliczania urlopów jest realizowany przez elektroniczny obieg dokumentów. System umożliwia konfigurację i obsługę dowolnej liczby procesów akceptacji wniosków urlopowych w zależności od stanowiska czy jednostki organizacyjnej pracownika. Definiowanie procesu akceptacji wniosku urlopowego jest łatwe w realizacji gdyż korzystamy z graficznych schematów blokowych łącząc bloki w ścieżkę obiegu. Wnioski urlopowe w elektronicznym obiegu dokumentów można akceptować lub odrzucać w aplikacji Windows jak i w przeglądarce internetowej (dostęp mobilny). Po zaakceptowaniu całego procesu elektronicznego obiegu dokumentów urlop z wniosku urlopowego trafia do realizacji do karty pracy pracownika.

Akceptacja urlopu

Mając na względzie ergonomię pracy można ustawić odrębny kolor urlopu zaplanowanego, podłączonego do wniosku urlopowego czy zaakceptowanego przez elektroniczny obieg dokumentów.

Dlaczego warto zainwestować w program do ewidencji urlopów?

Wdrożenie nowoczesnego narzędzia, jakim jest program do ewidencji urlopów, znacząco ułatwia codzienną pracę. Automatyzacja takich procesów, jak zgłaszanie, zatwierdzanie, a także monitorowanie urlopów, pozwala zaoszczędzić czas, który dotychczas był poświęcany na ręczne przetwarzanie i aktualizowanie dokumentacji. Funkcje takie jak plan urlopów w programie eliminują ryzyko konfliktów związanych z nieobecnościami pracowników, dzięki czemu możliwe jest skuteczniejsze planowanie zasobów w ważnych projektach. Dodatkowo scentralizowana ewidencja urlopów zapewnia błyskawiczny dostęp do kompletnych danych o nieobecnościach.