Jak elektroniczny obieg dokumentów (EOD) wspiera działy administracyjne?

W dobie cyfryzacji i digitalizacji wdrażanie systemów elektronicznego obiegu dokumentów w działach administracji wydaje się być procesem nieodwracalnym. Coraz więcej instytucji państwowych takich jak urzędy skarbowe czy zakłady ubezpieczeń społecznych dopuszcza przechowywanie dokumentów tylko w wersji elektronicznej. Jednak głównym motorem napędowym rozwoju i wdrożeń programów elektronicznego obiegu dokumentów w firmach jest optymalizacja procesu obiegu i akceptacji dokumentów, które krążąc po firmie w wersji papierowej często lokalizowały się w miejscach nieoczywistych i pracownicy tracili dużo czasu na ustalenie gdzie dany dokument jest. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów porządkuje i optymalizuje te kwestie. W każdej chwili możemy sprawdzić gdzie danych dokument jest a sam proces przekazywania dokumentów pomiędzy pracownikami odbywa się natychmiastowo bez potrzeby fizycznego przekazywania dokumentów w wersji papierowej.

Systemy EOD są dostępne zarówno w wersji instalowanej jak i mobilnej co daje administracji elastyczny dostęp do systemów elektronicznego obiegu dokumentów.

Akceptacja faktur

Akceptacja faktur kosztowych w działach administracji to obszar w którym najczęściej jest wykorzystywany system obiegu dokumentów. W wielu firmach działy administracyjne działają w ten sposób, że każda faktura kosztowa aby mogła być zrealizowana (dokonanie przelewu) musi przejść akceptację różnych osób i działów. Dotychczas odbywało się to tak, że dokument w wersji papierowej krążył pomiędzy pracownikami i każdy pracownik do którego trafił taki dokument biurowy akceptował go swoim fizycznym podpisem. Podczas takich akceptacji pojawiało się wiele problemów i niedociągnięć, które jakby wymusiły potrzebę wdrażania elektronicznych systemów obiegu dokumentów.

Pierwszym takim problemem był czas – aby przekazać taki dokument biurowy do następnego pracownika należało go fizycznie zanieść i wrócić do swojego biurka. Zajmowało to niepotrzebnie tracony czas, który można by było wykorzystać na inne zadania. Elektroniczne systemy obiegu dokumentów umożliwiają działom administracji przekazywanie takich dokumentów w wersjach elektronicznych niemal natychmiast – użytkownik zatwierdza swoją akceptację i dokument automatycznie wędruje do kolejnego pracownika w procesie workflow. Otrzymując zdigitalizowany dokument pracownik ma możliwość podglądu załączonego dokumentu.

Drugim problemem były błędy adresatów do których dokument powinien trafić. Często dokumenty biurowe trafiały nie do tych osób do których powinny trafić przez co proces akceptacji faktur znacznie się wydłużał i angażował czas pracowników, których sprawa danego dokumentu nie dotyczyła. W systemach elektronicznego obiegu dokumentów mamy zdefiniowane procesy workflow wg których dokumenty są przekazywane pomiędzy pracownikami eliminując w ten sposób błędy adresatów. W systemie TELKOMBUD można definiować procesy workflow o dowolnym schemacie obiegu co daje pracownikom administracji dużą elastyczność w kompozycji ścieżek obiegu dokumentów.

Kolejnym problemem były zaginięcia faktur. Dość często zdarzało się, że w toku codziennych zadań wśród stosu papierowych dokumentów faktury ginęły i tracono dużo czasu na poszukiwania dokumentu lub proszono dostawcę o wystawienie duplikatu. Często informacja o zaginięciu faktury dochodziła do administracji w momencie otrzymania wezwania do zapłaty za fakturę, która zaginęła.

Kolejnym problemem była potrzeba organizacji pomieszczeń, szaf, regałów i półek aby gromadzić faktury w wersji papierowej. Dokumentów z czasem przybywało co wiązało się z potrzebą organizacji kolejnych miejsc w których przechowywano faktury. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiają digitalizację faktur i przechowywanie ich wyłącznie w wersji elektronicznej na serwerze systemu.

Procedowanie umów

Dużym wsparciem dla działów administracji firm i instytucji jest procedowanie umów w programach elektronicznego obiegu dokumentów. Wiąże się to z nanoszeniem zmian na umowach uczestniczących w procesie wrokflow z zachowywaniem kolejnych wersji umów.

Często przy kreowaniu nowej umowy lub akceptacji otrzymanego draftu umowy uczestniczy wiele osób. Aby zoptymalizować ten proces systemy EOD umożliwiają definiowanie wielu różnych elastycznych procesów obiegu wg których będą procedowane umowy. Każdy proces składa się z etapów. Dla każdego etapu przypisujemy pracowników odpowiedzialnych statycznie lub dynamicznie. Jeżeli umowa zostaje skierowana do danego pracownika to następuje automatyczne wysłanie alertu e-mail z powiadomieniem, że w systemie EOD oczekuje nowa umowa. Pracownik logując się do systemu widzi listę swoich spraw „na biurku”, którą powinien się zająć. Każdą umowę można przyjąć do realizacji bądź odrzucić do poprzedniego pracownika jeżeli procedura tego wymaga. Istnieje też możliwość przekazywania umowy pomiędzy pracownikami, którzy w pierwotnej wersji nie uczestniczyli w procedowaniu danej umowy. Jest to funkcjonalność na potrzeby tzw. „wyjątków od reguły” kiedy pojawia się potrzeba przekazania umowy innemu pracownikowi, którego nie było procesie EOD. Po przyjęciu zadania EOD do realizacji pracownik może nanosić zmiany na umowie tzw. „w locie”. System automatycznie zapisuje zmiany w umowie na serwerze co bardzo oszczędza czas bo nie ma potrzeby zapisywania zaktualizowanego pliku umowy manualnie.

Akceptacja wniosków urlopowych

W dużych korporacjach występuje wieloetapowa akceptacja wniosków urlopowych. Zwykle taki urlop zatwierdzają trzy osoby: bezpośredni przełożony, kadry i zarząd. W konwencjonalnej formie był akceptowany papierowy wniosek o udzielenie urlopu przekazywany kolejny pomiędzy osobami (działami). Podejście takie było bardzo nieoptymalne ponieważ wiązało się to z fizycznym przekazywaniem dokumentu.

Elektroniczne systemy workflow umożliwiają cyfrową akceptację takich wniosków. Akceptacji można dokonać zarówno w aplikacji instalowanej na komputerze lub w aplikacji mobilnej (smartfon, tablet, itp.). Pracownik, którego dotyczy urlop w pierwszym kroku planuje swój urlop a następnie na podstawie planu urlopowego składa wniosek urlopowy, który automatycznie jest kierowany na proces akceptacji w elektronicznym obiegu dokumentów.

Procesy wewnętrzne

Duże pole eksploatacji w działach administracyjnych dla systemów elektronicznego obiegu dokumentów stanowią wszelkiego rodzaju wewnętrzne procesy firmowe. Kreator elektronicznych procesów workflow umożliwia definiowanie dowolnych diagramów obiegu informacji. Diagramy składają się z etapów, które mogą był powiązane w dowolnym układzie topologicznym. W ten sposób można odzwierciedlić w systemie obiegu dokumentów procedowanie dowolnych spraw i wniosków.

Akceptacja może się odbywać w aplikacji bądź w przeglądarce, która umożliwia korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów na platformach mobilnych.