Program realizuje elektroniczny obieg faktur w organizacji na podstawie obowiązujących w niej zdefiniowanych procesów biznesowych. Zapewniany przez nas system jest intuicyjny i wyjątkowo prosty w obsłudze, dzięki czemu usprawnia zarządzanie danymi i redukuje ryzyko powstawania błędów ludzkich. Elektroniczny obieg faktur w firmie umożliwia ich bezpieczne przekazywanie między pracownikami. Możliwa jest akceptacja lub odrzucenie dokumentów. Podczas obiegu faktur na określonym etapie procesu można dekretować i rozpisywać koszty faktur.
Program do obiegu faktur
System TelkomBud do obiegu faktur
Intuicyjny i prosty w obsłudze system
System do elektronicznego obiegu faktur jest nowoczesny i intuicyjny, dzięki czemu upraszcza procesy związane z ich przetwarzaniem w organizacji. Pracownicy mogą szybko i bezproblemowo opanować obsługę programu, co umożliwia ich sprawne wdrożenie się bez potrzeby długotrwałych i częstych szkoleń. System zarządzania obiegiem faktur zapewnia możliwość pełnej kontroli nad procesami. Automatyczne przypomnienia, łatwe zatwierdzanie dokumentów i opcja ich śledzenia w czasie bieżącym sprawiają, że wszystkie działania przebiegają płynnie i bez opóźnień.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych
Zapewniany przez nas elektroniczny obieg faktur kosztowych umożliwia efektywne zarządzanie dokumentami potwierdzającymi wydatki poniesione przez firmę w związku z jej działalnością. Program pozwala na automatyczne przesyłanie informacji i danych do konkretnych działów w celu ich szybkiego zatwierdzenia, niwelując konieczność obiegu papierowego. Dzięki integracji z systemami księgowymi dokumenty są bezbłędnie i na bieżąco wprowadzane do ewidencji kosztów, co przyspiesza procesy księgowe oraz redukuje ryzyko pomyłek. Program do elektronicznego obiegu faktur kosztowych w firmie umożliwia łatwą kontrolę nad wydatkami, generowanie raportów i ich archiwizowanie w sposób zgodny z przepisami prawa.
Procesy obiegu faktur
- Procesy obiegu faktur są projektowane przy pomocy graficznych narzędzi modelowania.
- Szybka implementacja złożonych definicji i procesów obiegu faktur oraz przypisywanie pracownikom poszczególnych czynności do wykonania.
- W zależności od specyfiki działalności przedsiębiorstwa czy organizacji można definiować dowolną ilość procesów obiegu faktur i w zależności np. od kwoty faktury, faktura jest automatycznie kierowana na odpowiedni proces.
- Szablony dokumentów przypisane do procesu mogą być wykorzystane przy realizacji spraw związanych z danym procesem obiegu dokumentów.
- Usprawnienie komunikacji wewnątrz organizacji.
- Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów ludzkich. W ten sposób przyczynia się do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta.
- Obsługa norm jakości z serii ISO 9000.
Obsługa spraw
- Ewidencja spraw obsługiwanych wg zdefiniowanych procesów elektronicznego obiegu faktur.
- Filtrowanie spraw wg wielu kryteriów pozwala na szybki dostęp do poszukiwanej informacji.
- Podgląd na jakim etapie znajduje się dana faktura.
- Wykaz faktur do akceptacji wg ścieżki procesu elektronicznego obiegu faktur.
- Informowanie o przydzielonych fakturach do akceptacji za pomocą wiadomości e-mail.
- Alarmy terminowe faktur związanych ze sprawami.
- Czynności dotyczące przydzielonych faktur: odrzucenie, przyjęcie do realizacji, zatwierdzenie wykonania.
- Rejestracja czasu wykonywania poszczególnych czynności akceptacji faktur.
- Kontrola wykonywanych akceptacji faktur.
- Eksport danych do plików: MS Excel, CSV.
Rejestr faktur
- Ewidencja faktur uczestniczących w elektronicznym obiegu faktur.
- Szybki, zdalny dostęp do aktualnej bazy faktur.
- Szybki dostęp do dokumentów historycznych.
- Zarządzanie wersjami dokumentów.
- Każda faktura oprócz wersji elektronicznej może być określona przez podanie szeregu parametrów takich jak: typ dokumentu, sposób dostarczenia dokumentu, charakterystyka dokumentu.
- Pełne bezpieczeństwo przechowywanych faktur.