Oprogramowanie do ewidencjonowania i przechowywania elektronicznych dokumentów w formie ewidencji z załącznikami w jednej centralnej bazie dostępnej dla wszystkich pracowników wg nadanych praw dostępu. Ewidencja dokumentów pozwala na gromadzenie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium. Korzystając z elektronicznego rejestru dokumentów już nie musisz się zastanawiać gdzie jest dany dokument. Szybkie i praktyczne metody filtrowania pozwalają szybko dotrzeć do dokumentu. Bez względu gdzie jesteś, czy masz przy sobie komputer czy smartfon – nasz system TelkomBud umożliwia szybki dostęp do dokumentów na wszystkich platformach. Zapraszamy do zapoznania się funkcjami programu.
Rejestr dokumentów
Elektroniczne repozytorium dokumentów
Rejestr dokumentów
- Rejestry – definiowanie poszczególnych ewidencji dokumentów wraz z określeniem pól w ramach każdego rejestru.
- Ewidencja dokumentów w ramach każdego rejestru wraz z kompozytorem kolumn umożliwia użytkownikowi uzyskać dowolny układ kolumn ewidencji.
- Załączniki – dodawanie do dokumentu elektronicznych wersji dokumentów.
- Filtrowanie danych wg wielu kryteriów umożliwia szybkie wyszukanie dokumentu.
- Edycja zbiorcza dokumentów.
- Dekretacja dokumentu – przypisanie dokumentu do: pracownika, wyposażenia, zadania, innego dokumentu z rejestru.
- Wykorzystując moduł Elektroniczny Obieg Dokumentów każdy dokument z rejestru można dołączyć do elektronicznego obiegu pomiędzy pracownikami.
- Preliminarz – planowanie oraz realizacja dowolnych zdarzeń czasowych dotyczących dokumentu np: termin odpowiedzi, termin ważności. Alerty e-mail i SMS przypominające o tych zdarzeniach.
- Wydruki: pocztowa książka nadawcza, dziennik korespondencji, nalepki adresowe.
- Kreator dokumentów umożliwia generację dowolnych dokumentów dotyczących rejestru wg szablonu użytkownika.
- Archiwum – opcja przeniesienia dokumentu z ewidencji głównej do archiwum.
- e-Rejestr – dostęp do dokumentów przez przeglądarkę internetową. Funkcjonalność umożliwia wieloplatformowy dostęp do modułu poprzez np: smartfony, tablety, telefony itp.
- Import ewidencji dokumentów z plików: MS Excel, Open Office Calc.
- Eksport ewidencji dokumentów do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.
- Nadawanie użytkownikom praw dostępu do poszczególnych rejestrów z podziałem na podgląd i edycję.