KSeF – jeden obowiązek, wiele możliwości

Od 1 lutego 2026 zaczął w Polsce obowiązywać Krajowy System e-Faktur KSeF. Przez pierwsze dwa miesiące obligatoryjnie korzystały z niego tylko duże firmy o obrotach powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 obowiązkowo pozostali podatnicy VAT (w tym Jednoosobowe Działalności Gospodarcze i Małe Średnie Przedsiębiorstwa). Od 1 stycznia 2027 do KSeF obligatoryjnie przystąpią najmniejsze firmy, których udokumentowana sprzedaż wynosi maksymalnie 10 tys. zł miesięcznie.

Skoro zostaliśmy już zobligowani przez ustawodawcę do korzystania z KSeF warto wykorzystać wszystkie możliwości jakie daje nam faktura ustrukturyzowana (e-faktura) dla naszych własnych celów, a jest ich wiele. Oprócz pól wymaganych przez ustawodawcę ustrukturyzowana faktura posiada struktury, w których możemy przesyłać dodatkowe informacje dotyczące faktury. System TelkomBud posiada wdrożony moduł KSeF, który daje szerokie możliwości przesyłania w ustrukturyzowanej fakturze wiele istotnych danych niezbędnych do automatyzacji rozliczeń pomiędzy firmami.

Dodatkowy opis

Sekcja DodatkowyOpis w ustrukturyzowanej fakturze umożliwia przesyłanie dodatkowych informacji do faktury w bardzo dużym zakresie – można dodać aż do 10 tysięcy dodatkowych informacji do każdej faktury. Dodatkowy opis może dotyczyć konkretnej pozycji (wiersza) faktury lub całej faktury. Podanie dodatkowego opisu polega na podaniu klucza oraz jego wartości (np: kluczem może być fraza: „Numer licznika” a wartością ciąg znaków określający numer tego licznika: „312312312” ). Zarówno zakres klucza jak i wartości jest ograniczony i może przyjmować maksymalnie 256 znaków alfanumerycznych, więc w grę wchodzą zarówno liczby jak i słowa.

Poniżej opisane przypadki użycie dodatkowego opisu faktury to tylko część możliwości jakie daje nam ta struktura.

Ogólny opis faktury

W najprostszym ujęciu w dodatkowym opisie można umieścić ogólny opis faktury. Często klienci wymagają aby na fakturze umieszczać określony tekst. Jest to zazwyczaj temat przewodni czego dotyczy faktura, która w sama w sobie może mieć wyszczególnionych wiele pozycji. W systemie TelkomBud taki ogólny opis faktury znajduje się w polu Wyszczególnienie formularza faktury, który jest dodawany do faktury przesyłanej do KSeF jako DodatkowyOpis. Opcje konfiguracji umożliwiają automatyczne uzupełnienie wyszczególnienia faktury różnymi danymi w zależności od potrzeb. Np. w umowie najmu modułu Nieruchomości możemy ustawić odpowiedni tekst, który będzie automatycznie przenoszony do faktury generowanej podczas naliczenia.

Zamówienie

W dodatkowym opisie można przesłać nr zamówienia, którego dotyczy faktura. Może to dotyczyć zamówienia materiałowego jak i zamówienia na usługi. Jeżeli wysyłamy zamówienie na materiał do dostawcy i dostawca wystawiając fakturę w KSeF umieści tam nr zamówienia to zaczytana przez nas faktura kosztowa z KSeF może być automatycznie połączona z danym zamówieniem.

Budowa

Jako dodatkowy opis faktury możemy przesłać nr budowy, której dotyczy faktura. Proces ten może dokonywać się automatycznie poprzez włączenie odpowiedniej opcji. Wystawiając fakturę sprzedaży z określonej budowy system TelkomBud automatycznie dekretuje taką fakturę na daną budowę i ta zadekretowana budowa może automatycznie uzupełniać się jako dodatkowy opis ustrukturyzowanej faktury wysyłanej do KSeF. Analogicznie proces wygląda w przypadku pobieranych z KSeF faktur kosztowych – jeżeli dostawca lub podwykonawca uzupełni nr budowy w swojej fakturze w danych dodatkowych to system wyszukuje klucza odpowiadającego numerowi budowy i następuje automatyczna dekretacja takiej faktury na określoną budowę. Następuje pełna automatyzacja procesu dekretacji faktur kosztowych, już nie musimy ręcznie dekretować takiego kosztu na budowę tylko TelkomBud automatycznie dokonuje tego dekretu na podstawie dodatkowego opisu faktury pobranej z KSeF. Po naszej stronie jest ewentualne sprawdzenie czy dekret jest prawidłowy.

Odczyty liczników lokali

Kiedy klient wymaga aby do faktury były dodawane dane bilingowe (np. z odczytami liczników mediów) można to umieścić w dodatkowym opisie faktury odpowiednio operując parami: klucza i wartości. Do każdego odczytu można dołączyć dowolną liczbę takich par, np: numer licznika, data odczytu, stan początkowy, stan końcowy. Dane te mogą być automatycznie dodawane do faktury wysyłanej do KSeF na podstawie rozliczonych odczytów liczników w module Nieruchomości. To co kiedyś wymagało odrębnych raportów i załączników do faktury dzisiaj może być przekazane klientowi w jednej spójnej formie faktury KSeF.

Załącznik

Struktura e-Faktury zawiera też bardzo ważną fakultatywną sekcję Zalacznik. Załącznik jest integralną częścią faktury, w przypadku gdy faktura dotyczy usług o złożonej strukturze danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto. Zamiar wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem musimy zgłosić za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego (https://urzadskarbowy.gov.pl). Załącznik do faktury służy do prezentacji danych o charakterze podatkowym. Zawiera wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy lub dane ściśle powiązane z tymi danymi. Oznacza to, że nie należy umieszczać w nim danych o charakterze typowo: handlowym, marketingowym, reklamowym czy biznesowym np.: cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi, zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru. W przypadku wykorzystywania załącznika niezgodnie z zasadami, prawo do wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF zostanie odebrane.