Program do zarządzania dokumentami

Niezawodny system do zarządzania dokumentacją

Oferujemy wydajny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który optymalizuje ich obsługę i znacząco usprawnia przetwarzanie. Ułatwia też archiwizowanie danych. Program do zarządzania dokumentami znacznie przyspiesza też ich przekazywanie do odpowiedniej osoby lub działu. Informacje przepływają zgodnie z ustalonymi i wewnętrznymi zasadami organizacji. Elektroniczny system do zarządzania dokumentacją gwarantuje szybki dostęp do potrzebnych danych, eliminując ryzyko związane z ich zgubieniem. Ułatwia również monitorowanie statusów spraw oraz daje podgląd do etapów realizacji. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami charakteryzuje prosty i komfortowy w obsłudze interfejs. Dzięki temu pozwala każdemu na szybsze przyswajanie podstawowych funkcji, zapewniając intuicyjną nawigację. System elektronicznego zarządzania dokumentami umożliwia więc wykonywanie wymaganych operacji bez konieczności długiego szkolenia.

Elektroniczny obieg dokumentów w szkole

Wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami w szkole przynosi szereg korzyści, które usprawniają funkcjonowanie placówki. Przede wszystkim cyfrowa obsługa pozwala na szybki i bezpieczny dostęp do danych, dzięki czemu nauczyciele, administracja i dyrekcja mogą sprawnie zarządzać informacjami bez potrzeby korzystania z papierowych formularzy. Nie trzeba także odszukiwać danych w segregatorach. System zarządzania dokumentami elektronicznymi zmniejsza tym samym ryzyko zagubienia ważnych informacji i pozwala na oszczędności – zarówno czasu, jak i zasobów przeznaczonych wcześniej na drukowanie i przechowywanie akt.

System zarządzania dokumentami w firmie

System do zarządzania dokumentami elektronicznymi w firmie jest wyjątkowo praktycznym i wygodnym rozwiązaniem. Gwarantuje też bezpieczeństwo danych. System umożliwia nadawanie uprawnień i możliwości śledzenia zmian konkretnym osobom, więc każda wersja dokumentu jest zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem. Aspekt ten jest szczególnie ważny przy posiadaniu poufnych informacji biznesowych. W przypadku kontroli i audytów zapewniane przez nas oprogramowanie do zarządzania dokumentacją gwarantuje szybki i bezproblemowy dostęp do uporządkowanych danych. Tym samym ułatwia wykazywanie zgodności z przepisami prawa i regulacjami branżowymi.

Lepsza kontrola nad realizacją projektów

Zapewniane przez nas systemy do zarządzania dokumentami wspierają jednocześnie efektywne zarządzanie projektami. Mogą usprawnić jego realizację m.in. w zespołach wieloosobowych. Ma to związek z tym, że zapewniane przez nas programy umożliwiają przechowywanie dokumentów w jednym i centralnym repozytorium. Członkowie zespołu mogą mieć nadany dostęp do najnowszych wersji. Dzięki temu systemy do zarządzania dokumentacją projektową niwelują ryzyko prac na nieaktualnych plikach. W ten sposób wspierają budowanie lepszej komunikacji między osobami z zespołu.

Rejestry dokumentów

• Kreator umożliwiający definiowanie dowolnych rejestrów dokumentów.
• Dla każdego rejestru istnieje możliwość zdefiniowania indywidualnych pól formularza, który jest wypełniany podczas wprowadzania dokumentu do systemu.
• Niezależna ewidencja dokumentów dla każdego rejestru dokumentów.
• Nadawanie praw dostępu do rejestrów z podziałem na: dostęp, edycja, usuwanie.

Ewidencjonowanie dokumentów

• Każdy rejestr posiada swoją ewidencję dokumentów z funkcją kompozytora kolumn umożliwiającego ustawienie dowolnego układu ewidencji.
• Załączniki – dodawanie elektronicznych plików do ewidencji dokumentów (skany, zdjęcia, itp.).
• Prowadzenie dziennika korespondencyjnego, pozwalając na zastąpienie tradycyjnych, czasochłonnych metod rejestracji korespondencji wygodnym, prostym w obsłudze narzędziem.
• Dostęp do dokumentów określony jest na zasadach uprawnień, z możliwością jednoczesnej pracy wielu pracowników na tym samym dokumencie.
• Wieloplatformowy dostęp do systemu (Windows, Apple Mac, smartfony, tablety)
• Filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów wg każdego zdefiniowanego pola w rejestrze.
• Elektroniczny obieg dokumentów wg procesu.
• Preliminarz umożliwiający przypisywanie i kontrolę terminów związanych z dokumentami np: termin odpowiedzi, termin realizacji itp.
• Pocztowa książka nadawcza – wydruk pozwalający obsługiwać wysyłki na Poczcie Polskiej.
• Wydruk dziennika korespondencji.
• Archiwizowanie dokumentów – przenoszenie korespondencji z rejestru głównego do archiwum.
• Eksport ewidencji korespondencji do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.