Oprogramowanie do zarządzania czasem pracy
System TelkomBud do zarządzania czasem pracy
Kartoteki pracowników
- Kartoteki pracowników są podstawowym źródłem danych dla oprogramowania do zarządzania czasem pracy. To w kartotekach pracowników prowadzimy ewidencję pracowników wraz z ich danymi kadrowymi takimi jak: okres zatrudnienia, angaż, wymiar urlopu. Pracownicy są podstawowym podmiotem dla którego prowadzimy zarządzanie czasem pracy.
- Każdy pracownik jest przypisany do stanowiska oraz jednostki organizacyjnej w celu planowania terminów realizacji etapów harmonogramu prac ponieważ każdy etap harmonogramu posiada wymagane nakłady robocizny czy to do stanowiska czy jednostki organizacyjnej. Jeżeli pozycja kosztorysowa budowy posiada nakład robocizny na dane stanowisko to system automatycznie podpowiada pracowników na tym stanowisku, którzy są wolni (nie mają zaplanowanego czasu pracy).
- W kartotekach pracowników zakładamy również konta dostępu pracownikom do systemu wraz z nadaniem uprawnień i dostępu do programu zarządzania czasem pracowników. W dostępach można ustalić do jakiego zakresu danych dany użytkownik ma mieć dostęp przez co można odseparować grupę pracowników dla których zalogowany użytkownik ma zarządzać czasem pracy.
- Kartoteka pracownika posiada formularz w którym można prowadzić warunki zatrudnienia pracownika. Każdy pracownik może posiadać dowolną ilość okresów zatrudnienia następujących po sobie. Nie ma ograniczeń co do ilości. W danych o zatrudnieniu wpisujemy m.in. stawkę godzinową lub wynagrodzenie miesięczne pracownika na bazie których system nalicza koszt rzeczywisty robocizny po wpisaniu godzin pracy w kartach pracy. Okres zatrudnienia pracownika określa też ramy czasowe w ramach których można wypełniać czas pracy pracownika.
- Angaż określa nominalny czas pracy pracownika w danym dniu, np: wymiar 8-godzinny 8:00 – 16:00. Angaż jest niezbędny do obliczania nadgodzin pracownika. Angaż może być ilościowy (jest wpisana tylko ilość godzin angażu na dzień) lub zakresowy (jest wpisany zakres godzinowy od – do oraz ilość godzin na bazie zakresu godzinowego). Jeżeli jest wpisany angaż ilościowy to nadgodziny są liczone co do ilości godzin w danym dniu (suma godzin w dniu przekracza angaż). Jeżeli jest wpisany angaż zakresowy to nadgodziny są liczone co do ilości godzin jak i zakresu godzinowego w danym dniu (każda godzina od – do wykraczająca poza angaż jest nadgodziną, a jeżeli nie maa wpisu od – do w karcie pracy to każda ilość godzin wykraczająca poza angaż jest nadgodziną). System rozlicza nadgodziny 50% i 100%. Naliczanie nadgodzin odbywa się zgodnie z obowiązującym kodeksem pracy.
- Wymiar urlopu reguluje dostępne saldo urlopowe. Saldo urlopu uwzględnia niewykorzystany urlop z poprzedniego roku oraz proporcjonalne naliczanie dostępnego salda względem okresu zatrudnienia. Urlopy i nieobecności mają duże znaczenie w zarządzaniu czasem pracy ponieważ nieobecność wyklucza pracownika z planowania godzin a budowach i inwestycjach.
Planowanie czasu pracy
- Umiejętność planowania czasu pracy jest kluczowa w optymalnym zarządzaniu czasem pracy. Często nie mając odpowiednich narzędzi firmy nie planują czasu pracy pracowników. System TelkomBud pozwala spojrzeć na sprawę planowania czasu pracy globalnie przez co można zarządzać czasem pracy całego zespołu a nie tylko poszczególnych pracowników. W systemie TelkomBud planowanie czasu pracy polega na rozpisaniu godzin pracy do określonych budów i pozycji kosztorysowych w odpowiednich formularzach dostosowanych do użytkownika pod względem funkcjonalnym jak i ergonomicznym.
- Roczne plany urlopowe. System pozwala poszczególnym pracownikom na tworzenie rocznych planów urlopowych z automatyczną kontrolę dostępnego salda urlopowego. Każdy pracownik może zaplanować dla siebie urlopy lub jeżeli posiada szersze uprawnienia to może planować urlopy dla swoich podwładnych.
- Na bazie rozpisanych planów urlopowych oraz innych godzin zaplanowanych system umożliwia planowanie terminów etapów harmonogramu budów wg dostępnych pracowników. Każdy etap harmonogramu posiada wymagane nakłady robocizny do zrealizowania zakładanego w kosztorysie zakresu. Wymagane nakłady robocizny mogą odnosić się do stanowiska pracy lub jednostki organizacyjnej.
- Monitorowanie planowanego obciążenia jest zestawieniem zaplanowanych godzin na budowach w odniesieniu do angażu pracownika. Planowane obciążenie jest przedstawione w postaci tabelarycznej oraz na wykresie graficznym. Monitorowanie planowanego obciążenia pracowników pozwala na przegląd i raportowanie okresów w których pracownik jest niedociążony.
- Na podstawie zaplanowanego czasu pracy można generować grafiki i zostawienia czasu pracy. Grafiki mogą być generowane zarówno do predefiniowanych formularzy wydruku jak i do indywidualnych formularzy, które użytkownik może sam zaprojektować w systemie.
Ewidencja czasu pracy
- Ewidencjonowanie czasu pracy związane jest z rzeczywistym zaangażowaniem godzinowym pracowników na budowach. W odpowiednich formularzach (zarówno w aplikacji desktop jak i mobilnej) wprowadzamy ewidencję czasu pracy na którą składają się: pracownik, budowa, pozycja kosztorysowa, przedmiot kosztowo-sprzedażowy, godziny od – do, ilość godzin, zakres zrealizowany, zdarzenie (np: urlop, zwolnienie chorobowe, itp).
- Możliwość automatycznego przepisania planu pracy do ewidencji czasu pracy.
- Elektroniczne wnioski urlopowe umożliwiają składanie wniosków urlopowych na zaplanowany wcześniej urlop w planie pracy lub bezpośrednio w karatach pracy. Elektroniczne wnioski urlopowe mogą uczestniczyć w procesie akceptacji przez przełożonych w elektronicznym obiegu dokumentów. Zaakceptowany urlop automatycznie generuje się w kartach pracy (ewidencja czasu pracy).
- Monitorowanie rzeczywistego obciążenia jest zestawieniem rzeczywistych godzin na budowach w odniesieniu do angażu pracownika. Rzeczywiste obciążenie jest przedstawione w postaci tabelarycznej oraz na wykresie graficznym. Monitorowanie rzeczywistego obciążenia pracowników pozwala na przegląd i raportowanie okresów w których pracownik jest niedociążony.
- Generacja grafików rzeczywistych i zostawień czasu pracy.
- Dostęp do ewidencji czasu pracy z aplikacji desktopowej oraz z urządzeń mobilnych (smartfony, tablety).