Program do zarządzania nieruchomościami – ewidencja nieruchomości, kompletna baza danych

Program pracuje w opcji sieciowej, która umożliwia zdalną pracę wszystkich użytkowników systemu na jednej, integralnej bazie danych. Zapomnij o permanentnych problemach z arkuszami Excela i wykorzystaj TelkomBud aby zwiększyć wydajność swojej pracy.

System do zarządzania nieruchomościami TelkomBud pozwala na prowadzenie szczegółowej ewidencji obiektów i pomieszczeń w strukturze drzewa. Każda jednostka posiada przypisane dane techniczne, adresowe oraz księgi wieczyste, co ułatwia zarządzanie zasobami na poziomie operacyjnym i prawnym. Dzięki zaawansowanym filtrom oraz funkcji eksportu do popularnych formatów, nasze oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami zapewnia szybki dostęp do aktualnych informacji.

Pełna dokumentacja techniczna w jednym miejscu

Już nie musisz mozolnie poszukiwać dokumentacji. Teraz wszystkie dokumenty nieruchomości możesz mieć zgromadzone w wersji elektronicznej w jednym systemie TelkomBud, dostępnym dla wszystkich uprawnionych pracowników.

Dostępny w systemie moduł książki obiektu budowlanego gromadzi wszystkie dokumenty wymagane przepisami prawa budowlanego. Użytkownik ma możliwość tworzenia zestawień przeglądów technicznych, protokołów odbiorów czy ekspertyz. Program dla zarządców nieruchomości umożliwia także przechowywanie elektronicznych wersji załączników, znacząco skracając czas obsługi dokumentacji i ułatwiając kontrolę stanu technicznego obiektów.

Wszystkie umowy pod kontrolą

Nadzoruj wszystkie umowy w jednym systemie. Wykorzystaj preliminarz do zarządzania terminami umów i alertów mailowych o zbliżających się terminach. Już nie musisz „pilnować” terminów umów – teraz system zrobi to za ciebie.

Program do zarządzania nieruchomościami komercyjnymi TelkomBud wspiera ewidencję wszystkich umów najmu i eksploatacyjnych wraz z aneksami, stawkami oraz przypisanymi kosztami. Moduł umożliwia też analizę kosztów najmu, fakturowanie, a także śledzenie korespondencji. W efekcie oprogramowanie dla zarządców nieruchomości pozwala na bieżącą analizę przychodów i wydatków związanych z poszczególnymi lokalami.

Ewidencja nieruchomości

Nadzoruj inwentaryzację budynków i lokali w jednym integralnym systemie, udostępniaj ją innym uprawnionym pracownikom i wykorzystuj ją dla pozostałych funkcji systemu.

• Ewidencja nieruchomości przedstawiona w jednej bazie wg czytelnej struktury drzewa: obiekty – pomieszczenia.
• Szczegółowe dane nieruchomości: adres, wykaz pomieszczeń, funkcja obiektu, powierzchnia netto, powierzchnia wspólna, powierzchnia brutto, dane administratora obiektu, księgi wieczyste, nr ewidencyjny gruntów, książka obiektu budowlanego itp.
• Naliczanie powierzchni wspólnych.
• Wykaz umów związanych z daną nieruchomością.
• Wykaz kosztów związanych z daną nieruchomością (najem, media, inne).
• Szczegółowa ewidencja wszystkich pomieszczeń będących częścią składową obiektów.
• Filtrowanie danych w wielu kryteriów pozwala szybko dotrzeć do żądanych informacji.
• Eksport danych do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.

Rozliczanie wynajmu

Generuj automatyczne naliczenia dla najemców bez potrzeby czasochłonnego manualnego wystawiania faktur za wynajem. Teraz jednym poleceniem możesz automatycznie wygenerować dowolną liczbę faktur i wysłać je do KSeF.

• Wystawianie faktur sprzedaży za wynajem.
• Rozliczanie zmiany powierzchni lokalu w trakcie okresu rozliczeniowego.
• Rozliczanie powierzchni wspólnych.
• Każda faktura jest ściśle powiązana z daną umową wynajmu.
• Możliwość wystawienia kilku faktur dla danego okresu rozliczeniowego w ramach jednej umowy wynajmu – wydzielanie pomieszczeń w ramach faktury.
• Ewidencja faktur za wynajem.
• Dołączanie elektronicznych wersji faktur (załączników).
• Monitorowanie płatności za faktury.
• Wydruk dokumentów związanych z płatnościami gotówkowymi: KP, KW.
• Filtrowanie faktur wg wielu kryteriów pozwala szybko dotrzeć do żądanych informacji.
• Kompozytor kolumn ewidencji faktur wraz z filtrowaniem danych umożliwia tworzenie dowolnych zestawień.
• Eksport ewidencji faktur do plików: MS Excel, CSV.
• Import faktur z pliku MS Excel.

Książka obiektu budowlanego

Książka obiektu budowlanego (KOB) stanowi istotny dokument dotyczący nadzoru nad przeglądami w budynkach. Archiwizuj dokumenty przeglądów nieruchomości oraz planuj przyszłe zdarzenia wykorzystując preliminarz i alerty e-mail.

• Dokumenty książki obiektu budowlanego wg obowiązującego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. „w sprawie książki obiektu budowlanego” (Dz. U. 120/2003, poz. 1134).
• Dane identyfikacyjne obiektu.
• Spis dokumentacji dołączonej do książki obiektu.
• Dane techniczne charakteryzujące obiekt.
• Plan sytuacyjny obiektu.
• Wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego obiektu (przeprowadzanych co najmniej raz w roku; art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy).
• Wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu. (przeprowadzanych co najmniej raz na 5 lat; art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy).
• Wykaz opracowań technicznych dotyczących obiektu (ekspertyzy, badania techniczne obiektu, opinie, orzeczenia techniczne, dokumentacja techniczna i inne opracowania dotyczące obiektu).
• Wykaz protokołów odbioru robót remontowych w obiekcie.
• Wykaz protokołów awarii i katastrof obiektu (art. 78 ust. 1 ustawy).
• Wykaz pozwoleń na zmianę sposobu użytkowania obiektu (art. 71 ustawy).
• Dołączanie wersji elektronicznych dokumentów (tzw. załączników)
• Integracja z C-KOB

Obsługa najemców

• Dostęp mobilny do e-kartoteki (smartfony, iphony, tablety, inne platformy posiadające dostęp do internetu).
• Zestawienie naliczeń, wpłat i sald.
• Forum komunikacyjne.

Rozliczenia i windykacja najmu

Wykorzystaj automatyczną windykację i pozwól aby system zarządzał rozliczeniami i windykacją wysyłając do najemców: upomnienia, wezwania do zapłaty i noty odsetkowe.

Funkcjonalność systemu pozwala na rozliczanie wynajmu z uwzględnieniem powierzchni wspólnych i zmieniających się metraży. Każda faktura powiązana jest bezpośrednio z umową najmu, ułatwiając zachowanie pełnej zgodności danych. Nasz program do administrowania nieruchomościami obejmuje również wystawianie dokumentów kasowych, import danych z MS Excel oraz możliwość tworzenia szczegółowych zestawień na podstawie konfigurowalnych filtrów.

Refakturowanie i analiza kosztów eksploatacyjnych

Wszystkie rozliczone koszty eksploatacyjne biorą udział w analizach i cyklicznych rozliczeniach z najemcami. System generuje zbiorcze wydruki rozliczeń, które są przekazywane najemcom.

Moduł eksploatacyjny systemu umożliwia rejestrowanie faktur, ich przypisywanie do umów i automatyczny podział kosztów wg powierzchni. Program dla zarządcy nieruchomości wspiera rozliczenia licznikowe, eksport danych, a także refakturowanie kosztów na najemców. Raporty rozliczeniowe dają pełny wgląd w relację między kosztami ryczałtowymi a rzeczywistymi.

Obsługa najemców – szybki dostęp, pełna przejrzystość

Istotnym elementem systemu TelkomBud jest zdalny dostęp dla najemców. Każdy najemca w każdej chwili może sprawdzić swoje naliczenia, wpłaty i saldo.

Wbudowana e-kartoteka dostępna z poziomu urządzeń mobilnych daje najemcom wgląd w naliczenia, salda i płatności, znacznie usprawniając zarządzanie nieruchomościami. Program wspiera także komunikację poprzez wbudowane forum. Dzięki temu relacje z najemcami są bardziej przejrzyste, a kontakt i przekazywanie informacji znacznie szybsze.

Rejestr pomieszczeń w programie do zarządzania nieruchomościami komercyjnymi

W systemie TelkomBud możesz odwzorować w formie drzewa dowolną strukturę budynków i pomieszczeń.

Do administracji potrzebne jest dokładne odwzorowanie struktury budynków na poziomie całych obiektów i poszczególnych pomieszczeń. Zarządzanie nieruchomościami za pomocą programu upraszcza prowadzenie ewidencji pokojów jako niezależnych jednostek z przypisanymi atrybutami powierzchni. Do każdego z nich można podpiąć informacje o funkcji użytkowej, kosztach, bieżących umowach i powiązaniach z najemcą. System wspiera orientację w większych układach przestrzennych i podaje dane w prostym dla użytkownika interfejsie. Program do administrowania nieruchomościami stworzy też dokładne zestawienia.

Umowy najmu nieruchomości

Umowy najmu stanowią istotny element rozliczania nieruchomości wiążący wynajmującego, najemcę i nieruchomość. Na podstawie danych umowy najmu system nalicza faktury za najem.

• Ewidencja umów wynajmu nieruchomości.
• Aneksy do umów.
• Identyfikacja nieruchomości, których dotyczy umowa najmu łącznie ze stawkami najmu oraz eksploatacją.
• Wykaz faktur za wynajem dotyczących danej umowy.
• Rejestr dokumentów wychodzących i przychodzących w ramach umowy najmu.
• Dodawanie załączników do umowy najmu.
• Rent-Roll

Umowy eksploatacyjne

Umowy eksploatacyjne służą do ewidencji wszystkich umów kosztowych oraz do rozliczania kosztów na najemców. Każda faktura kosztowa może być rozliczana wg dowolnego kryterium.

• Ewidencja umów generujących koszty eksploatacyjne na nieruchomościach (np.: prąd, woda, gaz, sprzątanie itp.).
• Aneksy do umów.
• Identyfikacja nieruchomości, których dotyczy umowa eksploatacyjna.
• Ewidencjonowanie faktur za media w ramach umowy.
• Dekretacja kwoty faktury na poszczególne pomieszczenia.
• Dodawania załączników do umów.

Rozliczanie eksploatacji

Rozliczanie eksploatacji jest ważnym i złożonym procesem, który wymaga zaawansowanych narzędzi takich jak TelkomBud aby przeprowadzić go prawidłowo i automatycznie. Wszystkie koszty mogą być automatycznie rozliczone na najemców wg dowolnego kryterium.

• Rejestracja faktur eksploatacyjnych.
• Identyfikacja faktur eksploatacyjnych w ramach umów eksploatacyjnych.
• Automatyczny podział kosztów eksploatacji na pomieszczenia proporcjonalnie wg powierzchni.
• Rozliczanie mediów wg wskazań liczników
• Ewidencja faktur eksploatacyjnych.
• Dołączanie elektronicznych wersji faktur eksploatacyjnych (załączniki).
• Monitorowanie płatności za faktury.
• Filtrowanie faktur wg wielu kryteriów pozwala szybko dotrzeć do żądanych informacji.
• Eksport ewidencji faktur eksploatacyjnych do plików: MS Excel, CSV.
• Refakturowanie kosztów eksploatacyjnych na najemców.
• Raport rozliczenia eksploatacji – zestawienie refakturowanych (założonych wcześniej wg ryczałtu) kosztów eksploatacji w stosunku do kosztów rzeczywistych.

Kompleksowe zarządzanie nieruchomościami – jeden system, wiele możliwości

TelkomBud wyróżnia się wśród programów dla zarządców nieruchomości tym, że integruje wszystkie procesy – od ewidencji technicznej i umów, po fakturowanie, rozliczenia czy kontakt z najemcami. System umożliwia szybkie podejmowanie decyzji, redukcję kosztów oraz pełną kontrolę nad każdym aspektem zarządzania nieruchomościami. To oprogramowanie zarówno dla małych administratorów, jak i dużych zarządców obiektów komercyjnych.