Kontrola kosztów projektów budowlanych – jak unikać przekroczeń budżetu?

Kontrola kosztów budowy obok kontroli harmonogramu jest najważniejszą procedurą zarządzania budżetem inwestycji budowlanej. Głównym celem kontroli kosztów w budownictwie zapobieganie aby koszty rzeczywiste budowy nie przekroczyły założonego budżetu w kosztorysie wstępnym.
Jak zatem kontrolować koszty w budownictwie? Najważniejsze jest aby te koszty kontrolować na bieżąco, w czasie rzeczywistym, aby nie dochodziło do sytuacji w której rzeczywistą rentowność inwestycji obliczymy dopiero na koniec realizacji prac budowlanych, kiedy to często okazuje się, że budowa ma przekroczony budżet. Kontrola budżetu w czasie rzeczywistym pozwala odpowiednio wcześnie reagować i dokonywać odpowiednich zmian na budowie aby zmieścić się w zakładanym budżecie.
Prowadzenie inwestycji budowlanych jest na tyle złożonym procesem, że bez odpowiednich narzędzi informatycznych kierownicy projektów nie są w stanie kontrolować budżetu w czasie rzeczywistym. Dlatego tak ważna jest inwestycja w odpowiednie programy i systemy informatyczne do kontroli kosztów projektów budowlanych.

Ustalenie budżetu w kosztorysie budowlanym

Bardzo istotnym w procesie kontroli kosztów budowy jest ustalenie odpowiedniego budżetu na etapie ofertowania lub na początku planowania inwestycji budowlanej. Budżet to planowany koszt, na który składają się nakłady takie jak: robocizna, materiał, sprzęt, transport itp.

W nowoczesnych systemach informatycznych takich jak TELKOMBUD nakłady a co ca tym idzie cały budżet nalicza się automatycznie wg zdefiniowanych norm. Normy to założone nakłady na daną pozycję kosztorysową. Wprowadzając normy określamy ile potrzeba poszczególnych nakładów (robocizna, materiał, sprzęt, transport) na jednostkę miary pozycji kosztorysowej. Dodając taką pozycję do kosztorysu system informatyczny automatycznie nalicza ile potrzeba takich nakładów, jaka jest ich wartość a co za tym idzie – jaka jest wartość budżetu. Budżety poszczególnych pozycji kosztorysowych składają się na budżet obszaru lub kategorii a budżety obszarów i kategorii składają się na budżet całej budowy. Zastosowanie programów do budżetowania pozwala też dynamicznie zmieniać nakłady co ma bezpośrednie przełożenie na zmianę budżetu.

Bardzo ważną funkcją przygotowywania budżetu kosztorysu jest blokada zmian zaplanowanego budżetu w momencie rozpoczęcia budowy tak aby użytkownicy nie zmieniali wartości budżetu w trakcie realizacji inwestycji. Jest to analogia do realizowanej umowy – wiadomym jest, że nie zmienia się warunków umowy podczas realizacji budowy, poza oczywistymi wyjątkami gdzie istnieje konieczność podpisania aneksu.

Kontrola przekroczenia budżetu

Kiedy już mamy przygotowany kosztorys budżetowy możemy rozpoczynać działania budowlane z kontrolą kosztów w czasie rzeczywistym. Należy tutaj zwrócić uwagę na bardzo ważny aspekt kontroli wykorzystania budżetu budowy – na dyscyplinę wprowadzania na bieżąco kosztów budowy. Wszystkie faktury kosztowe, przyjęcia materiałów, godziny pracy pracowników, karty drogowe pojazdów, karty maszynowe muszą być wprowadzane na bieżąco aby system miał przestrzeń danych rzeczywistych do porównania z założonym budżetem. Każdy koszt wprowadzany do systemu powinien być dekretowany na budowę oraz na pozycję kosztorysową budowy, dzięki czemu będzie on wpływał na wykorzystanie zaplanowanego budżetu. Wprowadzając w ten sposób koszty do systemu możemy kontrolować wykorzystanie budżetu na różnych poziomach: na poszczególnych pozycjach kosztorysowych, na branżach pozycji kosztorysowej (robocizna, materiał, sprzęt, transport), na kategoriach i obszarach pozycji kosztorysowych oraz na całych budowach. Rozwiązanie takie pozwala użytkownikowi w zależności od potrzeb kontrolować budżet na różnym stopniu szczegółowości.

Blokada przekroczenia budżetu

Systemy informatyczne takie jak TELKOMBUD posiadają możliwość zapobiegania sytuacjom w których będzie przekroczony zaplanowany budżet kosztorysowy. Jest to funkcja opcjonalna i polega ona na uniemożliwieniu użytkownikowi wprowadzenia kosztów, które przekroczą planowany budżet. W momencie wprowadzania takiego kosztu system zgłosi komunikat o próbie przekroczenia budżetu i uniemożliwi przeprowadzenia takiej operacji.

Alerty o przekroczeniu budżetu

Systemy do rozliczania projektów budowlanych umożliwiają również wysyłania alertów w postaci wiadomości e-mail z informacją o zbliżającym się przekroczeniu budżetu. Można ustawić od jakiej wartości mają być wysyłane takie alerty (np. od 90%). Alerty mogą być wysyłane bezpośrednio do kierowników prowadzących budowy oraz dla kadry zarządczej. Z uwagi na dużą powszechność używania poczty mailowej alerty takie umożliwiają szybką reakcję na zaistniałą sytuację aby zapobiec przekroczeniu budżetu. Pracownicy dowiadują się o potencjalnym zagrożeniu przekroczenia budżetu najszybciej jak się da.

Raporty wykorzystania budżetu

Narzędzia do kontroli kosztów budowy tej klasy co TELKOMBUD posiadają również szereg raportów w zakresie wykorzystania budżetu. W parametrach raportu można ustawić jaki pułap stopnia wykorzystania budżetu nas interesuje (np. powyżej 80%) i system zaprezentuje wszystkie budowy w których takie warunki budżetowe są już osiągnięte. Raporty umożliwiają kontrolę całej budowy lub poszczególnych pozycji kosztorysowych budowy. Oprócz prezentacji wartości raporty generują również dane graficzne np. odpowiedni kolor komórki gdy stopień wykorzystania budżetu przekracza 100%, wykresy kołowe i słupkowe.

Wykorzystanie danych w przyszłości

Wszystkie opisane powyżej funkcje mają na celu uniknięcie przekroczenia zaplanowanego budżetu. Jednak doskonale zdajemy sobie sprawę, że proces realizacji inwestycji budowlanych jest bardzo złożony i będą przypadki w których przekroczenia budżetu będzie nieuniknione. Systemy informatyczne takie przypadki są w stanie wykorzystać aby zapobiec przekroczeniu budżetu w przyszłości. Na podstawie przekroczenia budżetu użytkownik może dokonać odpowiednich korekt nakładów pozycji kosztorysowej (robocizny, materiału, sprzętu czy transportu) aby kiedy sięgniemy po nią w przyszłości budżet uwzględnił te poprawki i korekty. Kiedy będzie tworzony podobny kosztorys w przyszłości (czy też nawet pojedyncza pozycja kosztorysowa) system skorzysta już z budżetu po weryfikacji i walidacji na podstawie zmian i poprawek powstałych wskutek przekroczenia budżetu co spowoduje, że prawdopodobieństwo przekroczenia budżetu będzie dużo niższe a często nawet całkowicie wyeliminowane.