Program do zarządzania galerią handlową

Ewidencja lokali handlowych

• Ewidencja budynków i lokali handlowych.
• Szczegółowe dane lokali handlowych: adres, wykaz pomieszczeń, funkcja lokalu (handlowa, biurowa, magazynowa. itp.), powierzchnia netto, powierzchnia wspólna, powierzchnia brutto, dane administratora obiektu, księgi wieczyste, nr ewidencyjny gruntów, książka obiektu budowlanego itp.
• Naliczanie powierzchni wspólnych.
• Wykaz umów związanych z lokalami handlowymi.
• Wykaz kosztów związanych z lokalem handlowym (najem, media).
• Filtrowanie danych w wielu kryteriów pozwala szybko dotrzeć do żądanych informacji o lokalu handlowym.
• Import lokali handlowych z plików: MS Excel, OpenOffice Calc.
• Eksport danych do plików: MS Excel, CSV, PDF, XML.

Umowy wynajmu lokali

• Umowy najmu wiążące wynajmujących i najemców.
• Przypisanie lokali handlowych i stawek za opłaty stałe.
• Przypisanie rozliczanych liczników.
• Aneksy do umów.
• Wykaz faktur wynajmu dotyczących danej umowy.
• Rejestr dokumentów wychodzących i przychodzących w ramach umowy najmu.
• Dodawanie załączników do umowy najmu.

Obsługa najemców

• Dostęp mobilny do e-kartoteki (smartfony, iphony, tablety, inne platformy posiadające dostęp do internetu).
• Zestawienie naliczeń, wpłat i sald.
• Forum komunikacyjne.

Umowy dotyczące eksploatacji lokali handlowych

• Ewidencja umów generujących koszty eksploatacyjne na lokalu (np.: prąd, woda, gaz, sprzątanie itp.).
• Aneksy do umów.
• Identyfikacja lokali, których dotyczy umowa eksploatacyjna.
• Ewidencjonowanie faktur za media w ramach umowy.
• Dekretacja kwoty faktury na poszczególne pomieszczenia.
• Dodawania załączników do umów.

Liczniki

• Ewidencja liczników pomiaru mediów: gaz, prąd, woda itp.
• Przydział lokali handlowych do liczników.
• Rejestracja odczytów liczników.
• Rozliczanie najemców wg wskazań liczników.
• Rejestracja faktur kosztowych i rachunków związanych z odczytami liczników.

Rozliczanie wynajmu

• Wystawianie faktur sprzedaży za wynajem.
• Rozliczanie powierzchni wspólnych.
• Naliczenia umożliwiające seryjne wystawianie faktur.
• Rozliczanie zmiany powierzchni lokali w trakcie okresu rozliczeniowego.
• Każda faktura jest ściśle powiązana z daną umową wynajmu.
• Możliwość wystawienia kilku faktur dla danego okresu rozliczeniowego w ramach jednej umowy wynajmu – wydzielanie lokali handlowych w ramach faktury.
• Ewidencja faktur wynajmu i najmu.
• Dołączanie elektronicznych wersji faktur (załączników).
• Monitorowanie płatności za faktury.
• Wydruk dokumentów związanych z płatnościami gotówkowymi: KP, KW.
• Filtrowanie faktur wg wielu kryteriów pozwala szybko dotrzeć do żądanych informacji.
• Kompozytor kolumn ewidencji faktur wraz z filtrowaniem danych umożliwia tworzenie dowolnych zestawień.
• Eksport ewidencji faktur do plików: MS Excel, CSV.
• Import faktur z pliku MS Excel.

Rozliczanie eksploatacji

• Rejestracja faktur eksploatacyjnych.
• Identyfikacja faktur eksploatacyjnych w ramach umów eksploatacyjnych.
• Automatyczny podział kosztów eksploatacji na pomieszczenia proporcjonalnie wg powierzchni lub wskazań licznika.
• Ewidencja faktur eksploatacyjnych.
• Dołączanie elektronicznych wersji faktur eksploatacyjnych (załączniki).
• Monitorowanie płatności za faktury.
• Filtrowanie faktur wg wielu kryteriów pozwala szybko dotrzeć do żądanych informacji.
• Eksport ewidencji faktur eksploatacyjnych do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.
• Refakturowanie kosztów eksploatacyjnych na najemców.
• Raport rozliczenia eksploatacji – zestawienie refakturowanych (założonych wcześniej wg ryczałtu) kosztów eksploatacji w stosunku do kosztów rzeczywistych.

Książka obiektu budowlanego

• Dokumenty książki obiektu budowlanego wg obowiązującego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. „w sprawie książki obiektu budowlanego” (Dz. U. 120/2003, poz. 1134).
• Dane identyfikacyjne obiektu.
• Spis dokumentacji dołączonej do książki obiektu.
• Dane techniczne charakteryzujące obiekt.
• Plan sytuacyjny obiektu.
• Wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego obiektu (przeprowadzanych co najmniej raz w roku; art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy).
• Wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu. (przeprowadzanych co najmniej raz na 5 lat; art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy).
• Wykaz opracowań technicznych dotyczących obiektu (ekspertyzy, badania techniczne obiektu, opinie, orzeczenia techniczne, dokumentacja techniczna i inne opracowania dotyczące obiektu).
• Wykaz protokołów odbioru robót remontowych w obiekcie.
• Wykaz protokołów awarii i katastrof obiektu (art. 78 ust. 1 ustawy).
• Wykaz pozwoleń na zmianę sposobu użytkowania obiektu (art. 71 ustawy).
• Dołączanie wersji elektronicznych dokumentów (tzw. załączników)