fbpx
 

System zarządzania dokumentami

System TelkomBud do zarządzania dokumentami

Oprogramowanie do kompleksowego zarządzania dokumentami firm i organizacji. System Zarządzania Dokumentami zapewnia skuteczne zarządzanie dokumentami elektronicznymi, wspiera proces ich gromadzenia i archiwizacji poprzez elektroniczny obieg dokumentów. System Zarządzania Dokumentami obsługuje wewnętrznie przyjęte procedury i normy ISO.

Kreator rejestrów dokumentów

  • Kreator umożliwiający definiowanie dowolnego rejestru dokumentów.
  • Dla każdego rejestru istnieje możliwość zdefiniowania indywidualnego formularza, który jest wypełniany podczas wprowadzania informacji do systemu.
  • Niezależna ewidencja dokumentów dla każdego rejestru dokumentów.

 

Prawa dostępu do dokumentów

  • Nadawanie pracownikom dostępu do poszczególnych ewidencji dokumentów.
  • Niezależne nadawanie praw do edycji i odczytu dokumentów umożliwia efektywne zarządzanie dostępem do dokumentów.

 

Ewidencjonowanie dokumentów

  • Jedna, spójna ewidencja dokumentów dostępna dla całej organizacji.
  • Załączniki – możliwość dodawania skanów dokumentów oraz ich elektronicznych załączników.
  • Zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów.
  • Prowadzenie dziennika korespondencyjnego, pozwalając na zastąpienie tradycyjnych, czasochłonnych metod rejestracji korespondencji wygodnym, prostym w obsłudze narzędziem.
  • Dostęp do dokumentów określony jest na zasadach uprawnień, z możliwością jednoczesnej pracy wielu pracowników na tym samym dokumencie.
  • Dzięki danym wprowadzonym w formularzach można szybko wyszukiwać dokumenty w ewidencjach według wielu kryteriów zawartych w formularzach.
  • Eksport danych do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.

 

Elektroniczny obieg dokumentów

  • Każdy dokument może uczestniczyć w procesie obiegu dokumentów firmy.
  • Sprawna dystrybucja dokumentów oraz rejestracja ich obiegu.
  • Pracownicy pracują zawsze z aktualnym zestawem dokumentów. System ewidencjonuje i nadzoruje dokumenty, zapisuje ich kolejne wersje i stany, pozwalając jednocześnie na odtworzenie stanu dokumentu obowiązującego na dany dzień.

 

Archiwizacja dokumentów

  • Przenoszenie dokumentów z Ewidencji do Archiwum.
  • Archiwizacja dokumentów wg obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji aktowej i technicznej.
  • Wydzielanie dokumentacji do niszczenia lub przekazania na zewnątrz.
    Obsługa procesu przekazywania dokumentów do Archiwum Państwowego.