fbpx
mobile-logo
 

System obiegu dokumentów

System TelkomBud do obiegu dokumentów

Oprogramowanie do automatyzacji obiegu dokumentów i informacji w firmach i instytucjach na podstawie zdefiniowanych procesów biznesowych w postaci diagramów blokowych. System obiegu dokumentów umożliwia przekazywanie dokumentów między użytkownikami systemu z zachowaniem zdefiniowanych ścieżek przepływu. Poza dokumentami system można wykorzystać do zarządzania dowolnymi sprawami w firmie – mogą to być na przykład projekty, przetargi lub zlecenia. Każda ze spraw może posiadać wiele załączników związanych ze sprawą.

Prezentacja VIDEO Zapytanie ofertowe
  • Ewidencja zadań w module Elektroniczny obieg dokumentów systemu TelkomBud
  • Sprawa w elektronicznym obiegu dokumentów systemu TelkomBud
  • Definicje procesów w module Elektroniczny Obieg Dokumentów systemu TelkomBud

Procesy obiegu dokumentów

  • System obiegu dokumentów umożliwia zaprojektowanie procedur firmowych w formie diagramów przepływu pracy (workflow), które następnie są uruchamiane w systemie.
  • Szybka implementacja złożonych definicji i procesów biznesowych oraz elastyczne przypisywanie wykonawcom poszczególnych czynności.
  • W zależności od specyfiki działalności organizacji mogą być to procesy sprzedaży, zakupu, obsługi sprawozdawczości finansowej, obsługi korespondencji urzędowej lub dowolne inne procesy związane z procedurami funkcjonującymi w danym otoczeniu.
  • Szablony dokumentów przypisane do procesu mogą być wykorzystane przy realizacji spraw związanych z danym procesem obiegu dokumentów.
  • Usprawnienie komunikacji wewnątrz organizacji.
  • Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów ludzkich. W ten sposób przyczynia się do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta.
  • Możliwość spełnienia norm jakości z serii ISO 9000.

 

Sprawy

  • Ewidencja spraw związanych z obiegiem dokumentów.
  • Filtrowanie spraw wg wielu kryteriów pozwala na szybki dostęp do poszukiwanych dokumentów.
  • Podgląd na jakim etapie znajduje się dana sprawa.
  • Wykaz zadań do realizacji pozwala na szybkie wyszczególnienie zadań oczekujących na przyjęcie do realizacji.
  • Informowanie o przydzielonych zadaniach za pomocą wiadomości e-mail.
  • Alarmy terminowe zadań związanych ze sprawami.
  • Czynności dotyczące przydzielonych zadań: odrzucenie, przyjęcie do realizacji, zatwierdzenie wykonania.
  • Rejestracja czasu wykonywania poszczególnych czynności.
  • Kontrola wykonywanych zadań.
  • Eksport danych do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.

 

Dokumenty

  • Ewidencja dokumentów uczestniczących w obiegu dokumentów.
  • Szybki, zdalny dostęp do aktualnej bazy dokumentów.
  • Szybki dostęp do dokumentów historycznych.
  • Zarządzanie wersjami dokumentów.
  • Każdy dokument oprócz wersji elektronicznej może być określony przez podanie szeregu parametrów takich jak: typ dokumentu, sposób dostarczenia dokumentu, charakterystyka dokumentu.
  • Pełne bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.