Program obieg dokumentów

System TelkomBud do obiegu dokumentów

Oprogramowanie realizujące obieg dokumentów w organizacji na podstawie zdefiniowanych procesów biznesowych obowiązujących w organizacji. Obieg dokumentów umożliwia przekazywanie dokumentów między pracownikami z możliwością akceptacji lub odrzucenia dokumentu. System może być wykorzystany również do zarządzania dowolnymi sprawami w firmie takimi jak: projekty, przetargi, zlecenia itp.

Procesy obiegu dokumentów

  • Procesy obiegu dokumentów są projektowane przy pomocy graficznych narzędzi modelowania.
  • Szybka implementacja złożonych definicji i procesów obiegu dokumentów oraz przypisywanie pracownikom poszczególnych czynności do wykonania.
  • W zależności od specyfiki działalności organizacji mogą być to procesy: sprzedaży, zakupu, obsługi sprawozdawczości finansowej, obsługi korespondencji urzędowej lub dowolne inne procesy związane z procedurami funkcjonującymi w danym otoczeniu.
  • Szablony dokumentów przypisane do procesu mogą być wykorzystane przy realizacji spraw związanych z danym procesem obiegu dokumentów.
  • Usprawnienie komunikacji wewnątrz organizacji.
  • Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów ludzkich. W ten sposób przyczynia się do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta.
  • Obsługa norm jakości z serii ISO 9000.

 

Obsługa spraw

  • Ewidencja spraw zarządzanych wg zdefioniwanych procesów obiegu dokumentów.
    Filtrowanie spraw wg wielu kryteriów pozwala na szybki dostęp do poszukiwanej informacji.
  • Podgląd na jakim etapie znajduje się dana sprawa.
  • Wykaz zadań do realizacji.
  • Informowanie o przydzielonych zadaniach za pomocą wiadomości e-mail.
  • Alarmy terminowe zadań związanych ze sprawami.
  • Czynności dotyczące przydzielonych zadań: odrzucenie, przyjęcie do realizacji, zatwierdzenie wykonania.
  • Rejestracja czasu wykonywania poszczególnych czynności.
  • Kontrola wykonywanych zadań.
  • Eksport danych do plików: MS Excel, CSV.

 

Dokumenty

  • Ewidencja dokumentów uczestniczących w obiegu dokumentów.
  • Szybki, zdalny dostęp do aktualnej bazy dokumentów.
  • Szybki dostęp do dokumentów historycznych.
  • Zarządzanie wersjami dokumentów.
  • Każdy dokument oprócz wersji elektronicznej może być określony przez podanie szeregu parametrów takich jak: typ dokumentu, sposób dostarczenia dokumentu, charakterystyka dokumentu.
  • Pełne bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.