Program do obiegu dokumentów

Praktyczny program do obiegu dokumentów

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji działa zgodnie z ustalonymi procesami biznesowymi, które obowiązują w firmie. Dzięki temu dokumenty są automatycznie kierowane do odpowiednich osób i działów według wcześniej zdefiniowanych procedur. Program do elektronicznego obiegu dokumentów znacząco usprawnia pracę i przyspiesza obieg informacji, zapewniając zgodność z firmowymi standardami. Szczególnie że składa się z intuicyjnych i wygodnych w użytkowaniu paneli. Elektroniczny obieg dokumentów w biurze, administracji publicznej, urzędzie gminy i innych miejscach okazuje się praktycznym narzędziem. Umożliwia on przekazywanie dokumentów między pracownikami z możliwością ich akceptacji lub odrzucenia System można wykorzystać także do zarządzania dowolnymi sprawami w firmie, takimi jak: projekty, przetargi, zlecenia.

Rozwiązania korzystne dla firm

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie zwiększa efektywność jej działania. Usprawniając przepływ informacji między działami, pozwala zaoszczędzić czas, eliminując opóźnienia związane z ich ręcznym przekazywaniem. Program elektroniczny do obsługi obiegu dokumentów w firmie zmniejszając koszty operacyjne, ogranicza wydatki na papier i druk. Niweluje też problem archiwizowania danych w formie fizycznej. Dodatkowo centralna baza danych, składająca się na wydajny system do elektronicznego obiegu dokumentów, gwarantuje szybki i bezproblemowy dostęp do potrzebnych informacji z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.

Elektroniczny obieg dokumentów – inne zalety

Zapewniany przez nas praktyczny system do obiegu dokumentów elektronicznych gwarantuje wysokie bezpieczeństwo danych, umożliwiając nadawanie uprawnień dostępu i ochronę poufnych informacji. Automatyzacja pewnych procesów pozwala też zminimalizować ryzyko błędów ludzkich, zapewniając zgodność z wewnętrznymi procedurami. Dzięki temu informatyczny system obiegu dokumentów przyczynia się do lepszej organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Szybki przepływ informacji pozytywnie wpływa też na produktywność i efektywność operacyjną zespołów. System zarządzania obiegiem dokumentów pozwala na bieżące monitorowanie etapów ich obróbki, jak również proste generowanie raportów, co znacząco ułatwia kontrolę nad procesami.

Procesy obiegu dokumentów

• Procesy obiegu dokumentów są projektowane przy pomocy graficznych narzędzi modelowania.
• Szybka implementacja złożonych definicji i procesów obiegu dokumentów oraz przypisywanie pracownikom poszczególnych czynności do wykonania.
• W zależności od specyfiki działalności organizacji mogą być to procesy: sprzedaży, zakupu, obsługi sprawozdawczości finansowej, obsługi korespondencji urzędowej lub dowolne inne procesy związane z procedurami funkcjonującymi w danym otoczeniu.
• Szablony dokumentów przypisane do procesu mogą być wykorzystane przy realizacji spraw związanych z danym procesem obiegu dokumentów.
• Usprawnienie komunikacji wewnątrz organizacji.
• Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów ludzkich. W ten sposób przyczynia się do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta.
• Obsługa norm jakości z serii ISO 9000.

Obsługa spraw

• Ewidencja spraw zarządzanych wg zdefiniowanych procesów obiegu dokumentów.
  Filtrowanie spraw wg wielu kryteriów pozwala na szybki dostęp do poszukiwanej informacji.
• Podgląd na jakim etapie znajduje się dana sprawa.
• Wykaz zadań do realizacji.
• Informowanie o przydzielonych zadaniach za pomocą wiadomości e-mail.
• Alarmy terminowe zadań związanych ze sprawami.
• Czynności dotyczące przydzielonych zadań: odrzucenie, przyjęcie do realizacji, zatwierdzenie wykonania.
• Rejestracja czasu wykonywania poszczególnych czynności.
• Kontrola wykonywanych zadań.
• Eksport danych do plików: MS Excel, CSV.

Dokumenty

• Ewidencja dokumentów uczestniczących w obiegu dokumentów.
• Szybki, zdalny dostęp do aktualnej bazy dokumentów.
• Szybki dostęp do dokumentów historycznych.
• Zarządzanie wersjami dokumentów.
• Każdy dokument oprócz wersji elektronicznej może być określony przez podanie szeregu parametrów takich jak: typ dokumentu, sposób dostarczenia dokumentu, charakterystyka dokumentu.
• Pełne bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.