Oprogramowanie realizujące obieg dokumentów w organizacji na podstawie zdefiniowanych procesów biznesowych obowiązujących w organizacji. Obieg dokumentów umożliwia przekazywanie dokumentów między pracownikami z możliwością akceptacji lub odrzucenia dokumentu. System może być wykorzystany również do zarządzania dowolnymi sprawami w firmie takimi jak: projekty, przetargi, zlecenia itp.
Procesy obiegu dokumentów są projektowane przy pomocy graficznych narzędzi modelowania.
Szybka implementacja złożonych definicji i procesów obiegu dokumentów oraz przypisywanie pracownikom poszczególnych czynności do wykonania.
W zależności od specyfiki działalności organizacji mogą być to procesy: sprzedaży, zakupu, obsługi sprawozdawczości finansowej, obsługi korespondencji urzędowej lub dowolne inne procesy związane z procedurami funkcjonującymi w danym otoczeniu.
Szablony dokumentów przypisane do procesu mogą być wykorzystane przy realizacji spraw związanych z danym procesem obiegu dokumentów.
Usprawnienie komunikacji wewnątrz organizacji.
Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów ludzkich. W ten sposób przyczynia się do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta.
Obsługa norm jakości z serii ISO 9000.
Obsługa spraw
Ewidencja spraw zarządzanych wg zdefioniwanych procesów obiegu dokumentów. Filtrowanie spraw wg wielu kryteriów pozwala na szybki dostęp do poszukiwanej informacji.
Podgląd na jakim etapie znajduje się dana sprawa.
Wykaz zadań do realizacji.
Informowanie o przydzielonych zadaniach za pomocą wiadomości e-mail.
Alarmy terminowe zadań związanych ze sprawami.
Czynności dotyczące przydzielonych zadań: odrzucenie, przyjęcie do realizacji, zatwierdzenie wykonania.
Rejestracja czasu wykonywania poszczególnych czynności.
Każdy dokument oprócz wersji elektronicznej może być określony przez podanie szeregu parametrów takich jak: typ dokumentu, sposób dostarczenia dokumentu, charakterystyka dokumentu.