System zarządzania dokumentami

Kreator rejestrów dokumentów

• Kreator umożliwiający definiowanie dowolnego rejestru dokumentów.
• Dla każdego rejestru istnieje możliwość zdefiniowania indywidualnego formularza, który jest wypełniany podczas wprowadzania informacji do systemu.
• Niezależna ewidencja dokumentów dla każdego rejestru dokumentów.

Prawa dostępu do dokumentów

• Nadawanie pracownikom dostępu do poszczególnych ewidencji dokumentów.
• Niezależne nadawanie praw do edycji i odczytu dokumentów umożliwia efektywne zarządzanie dostępem do dokumentów.

Ewidencjonowanie dokumentów

• Jedna, spójna ewidencja dokumentów dostępna dla całej organizacji.
• Załączniki – możliwość dodawania skanów dokumentów oraz ich elektronicznych załączników.
• Zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów.
• Prowadzenie dziennika korespondencyjnego, pozwalając na zastąpienie tradycyjnych, czasochłonnych metod rejestracji korespondencji wygodnym, prostym w obsłudze narzędziem.
• Dostęp do dokumentów określony jest na zasadach uprawnień, z możliwością jednoczesnej pracy wielu pracowników na tym samym dokumencie.
• Dzięki danym wprowadzonym w formularzach można szybko wyszukiwać dokumenty w ewidencjach według wielu kryteriów zawartych w formularzach.
• Eksport danych do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.

Elektroniczny obieg dokumentów

• Każdy dokument może uczestniczyć w procesie obiegu dokumentów firmy.
• Sprawna dystrybucja dokumentów oraz rejestracja ich obiegu.
• Pracownicy pracują zawsze z aktualnym zestawem dokumentów. System ewidencjonuje i nadzoruje dokumenty, zapisuje ich kolejne wersje i stany, pozwalając jednocześnie na odtworzenie stanu dokumentu obowiązującego na dany dzień.

Archiwizacja dokumentów

• Przenoszenie dokumentów z Ewidencji do Archiwum.
• Archiwizacja dokumentów wg obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji aktowej i technicznej.
• Wydzielanie dokumentacji do niszczenia lub przekazania na zewnątrz.
  Obsługa procesu przekazywania dokumentów do Archiwum Państwowego.