Zarządzanie portfelem projektów

System TelkomBud do zarządzania portfelem projektów

Oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów (ang. Project Portfolio) rozumianych jako baza projektów, które korzystają z tych samych zasobów i są zarządzane i finansowane przez tę samą organizację. Oprogramowanie pozwala zarządzać tak, że projekty zgromadzone w portfelu projektów mogą być ze sobą związane lub nie mieć żadnych powiązań. W zakres portfela projektów wchodzą wszystkie  projekty rozpoczęte, w trakcie realizacji, anulowane oraz zamknięte. Oprogramowanie zarządzania portfelem projektów wspiera dynamiczny proces ciągłej selekcji projektów realizowanych w organizacji, którego celem jest określenie, wybór, finansowanie, monitorowanie i realizacja odpowiedniego zestawu projektów potrzebnych do osiągnięcia celów organizacji.

Prowadzenie i rozliczanie projektów

  • Realizacja i nadzór nad całym procesem realizacji projektu.
  • Niezależne rozliczanie dwóch podstawowych etapów cyklu życia projektu: dokumentacji projektowej i wykonawstwa.
  • Otwarcie zlecenia.
  • Dostęp do całej historii realizacji projektu.

 

Ewidencja projektów

  • Ewidencjonowanie prowadzonych projektów w jednej spójnej ewidencji dla całej organizacji.
  • Kompozytor kolumn umożliwia tworzenie ewidencji projektów o dowolnym układzie kolumn.
  • Filtrowanie projektów wg wielu kryteriów umożliwia szybki dostęp do danych.
  • Manualne kolorowanie komórek tabeli ewidencji projektó w celu powiększenia ergonomii pracy z danymi
  • Definiowanie dodatkowych pól. Zakres danych, które oferuje system w standardzie umożliwia dodanie do systemu dowolnego pola wraz z filtrowaniem danych wg tych pól.
  • Eksport danych do plików: MS Excel, CSV.

 

Kosztorys projektu

  • Możliwość tworzenie kosztorysów na który składają się dowolne zdefiniowane przez użytkownika pozycje kosztowe.
  • Grupowanie pozycji kosztowych w kategorie.
  • Kalkulacja projektu umożliwia tworzenie dowolnych schematów kalkulacji na podstawie których następuje automatyczne wyliczenie wartości projektu
  • Import kosztorysów z programów kosztorysowych NORMA, ZUZIA, RODOS.
  • Kosztorysy wg umowy oraz wg aneksów. Możliwość rejestracji dowolnej liczby kosztorysów aneksowych.
  • Kosztorysy powykonawcze.
  • Analizy porównawcze kosztów wg umów, wg aneksu i powykonawczych.
  • Zakres rzeczowy projektu.

 

Budżet projektu

  • Przypisanie budżetu finansowego i czasowego do pozycji kosztowych projektu.
  • Kontrola stopnia wykorzystania budżetu na podstawie kosztów rzeczywistych w stosunku do kosztów zabudżetowanych. Możliwość kontroli budżetu całych projektów, pozycji kosztowych, etapów harmonogramu lub zasobów realizujących projekt.
  • Kontrola wykorzystania budżetu pozwala reagować z wyprzedzeniem na sytuacje w których koszty przewyższą zakładany budżet.
  • Raporty projektów w których stopień wykorzystania budżetu zbliża się do wartości granicznych.
  • Alarmowanie o wykorzystanym budżecie ponad 100%.

 

Harmonogram projektu

  • Tworzenie dowolnych harmonogramów na podstawie zdefiniowanych etapów.
  • Szablony harmonogramów umożliwiają szybkie tworzenie standardowych harmonogramów.
  • Współpraca z kalendarzami pozwala na precyzyjne określenie czasu trwania poszczególnych etapów harmonogramu (np. uwzględnienie dni wolnych od pracy, urlopów itp.).
  • Przypisywanie zasobów realizujących etapy harmonogramu (pracownicy, maszyny i urządzenia, podwykonawcy)
  • Harmonogram planowany oraz rzeczywisty.
  • Przedstawienie harmonogramu na diagramie Gantt’a.
  • Prezentacja harmonogramu planowanego i rzeczywistego na jednym diagramie Gantt’a w celu kontroli przesunięć czasowych.
  • Prezentacja zasobów realizujących poszczególne etapy na diagramie Gantt’a.
  • Harmonogram zbiorczy prezentujący wszystkie projekty realizowane w zadanym okresie czasu.
  • Budżet finansowy etapów harmonogramu wraz z kontrolą stopnia wykorzystania budżetu finansowego.
  • Budżet czasowy etapów harmonogramu wraz z kontrolą stopnia wykorzystania budżetu czasowego.
  • Szczegółowa rejestracja realizacji etapów harmonogramu.
  • Analiza zaawansowania projektu na podstawie zaawansowania poszczególnych etapów harmonogramu.
  • Rozliczanie etapów harmonogramu.
  • Wystawianie faktur za poszczególne etapy harmonogramu.
  • Eksport harmonogramu do plików: CSV, MS Excel, MS Project.

 

Materiały wykorzystane w realizacji projektu

 

Zasoby realizujące projekt: pracownicy, podwykonawcy, sprzęt

  • Rejestracja zasobów realizujących zadanie: pracownicy, podwykonawcy, sprzęt, maszyny i urządzenia. Każdy zasób ma przypisaną: pozycję kosztową, etap harmonogramu, zakładany budżet (koszt).
  • Koszt zasobów planowany i rzeczywisty.
  • Kontrola stopnia wykorzystania budżetu zasobu jako wartość kosztu rzeczywistego w stosunku do kosztu planowanego.
  • Czas realizacji zasobu planowany i rzeczywisty.
  • Plan pracy zasobów jako godzinowe rozpisanie poszczególnych planowanych dni pracy związanych z realizacją danego zadania.
  • Karty pracy zasobów jako godzinowe rozpisanie rzeczywistych dni pracy związanych z realizacją danego zadania.
  • Monitorowanie i kontrola obciążenia zasobów. Obciążenie planowane i rzeczywiste. Alarmowanie przeciążeń.
  • Rozliczanie zasobów z powierzonego do realizacji zakresu zadania.

 

Rozliczanie pracowników

  • Naliczanie kosztu planowanego pracowników na zadaniu na podstawie planu pracy i warunków zatrudnienia.
  • Naliczanie kosztu rzeczywistego pracowników na zadaniu na podstawie karty pracy i listy płac.
  • Rozliczenie wynagrodzeń i godzin pracowników na zadaniu (Zobacz).
  • Karta realizacji zadania przedstawiająca wykaz pracowników uczestniczących w zadaniu wraz z obciążeniem godzinowym.

 

Rozliczanie podwykonawców

  • Generacja zleceń dla podwykonawców.
  • Protokoły odbioru z podwykonawcami.
  • Rękojmia i gwarancja podwykonawcy.
  • Weryfikacja i walidacja prac podwykonawców.
  • Usługa B2B (Business To Business) umożliwiająca komunikację z podwykonawcami za pośrednictwem TelkomBud w zakresie zleconego zadania. Podwykonawcy rejestrują postęp prac dzięki czemu mamy rzeczywisty obraz sytuacji na zadaniu.

 

Teczka projektu

  • Rejestracja dokumentów związanych z realizacją projektu (umowy, zlecenia, protokoły, zgody, mapy, geodezja, specyfikacje techniczne, pisma urzędowe).
  • Możliwość dołączania załączników (elektronicznych wersji dokumentów).
  • Przesyłanie załączników e-mailem.
  • Obsługa dokumentów wychodzących i przychodzących.
  • Dekretacja dokumentów na etapy harmonogramu.
  • Kontrola braków dokumentów w teczce.
  • Zestawy dokumentów umożliwiają szybkie dołączenie wymaganych dokumentów do zadania.

 

Sprzedaż i koszty projektu

  • Wystawianie lub rejestracja faktur sprzedaży projektu.
  • Sprzedaż wieloetapowa – w każdej fakturze sprzedaży można wyszczególnić pozycje kosztowe oraz etapy harmonogramu projektu.
  • Rejestracja faktur kosztowych projektu.
  • Dekretacja faktury na kilka projektów.
  • Dekretacja kosztów na pozycje kosztowe i etapy projektu.
  • Jedna spójna ewidencja faktur sprzedaży i kosztów.
  • Rejestracja płatności za faktury.

 

Raporty i analizy

  • Analiza finansowa prezentująca sprzedaż i koszty firmy z wyszczególnieniem działów (jednostek organizacyjnych).
  • Analiza finansowa kontrahentów prezentująca sprzedaż i koszty wynikające z zadań i faktur z wyszczególnieniem kontrahentów.
  • Alarmy terminowe.