Program do rozliczania zleceń

System TelkomBud do rozliczania zleceń

Oprogramowanie do rozliczania zleceń służy do kompleksowego zarządzania zleceniami począwszy od złożenia oferty aż po zakończenie zlecenia sprzedażą. Proces obsługi zleceń powstał na bazie wieloletnich doświadczeń z firmami realizującymi zlecenia usługowe w branżach takich jak: budownictwo, elektroenergetyka, teletechnika, telekomunikacja i wiele innych. Pozwala monitorować w czasie rzeczywistym budżet oraz harmonogram zlecenia. Doskonale nadaje się jako narzędzie wspomagające dla jednostek i firm w których jakość realizowanych usług ma wartość priorytetową.

Prowadzenie i rozliczanie zleceń

 

Ewidencja zleceń

  • Ewidencjonowanie prowadzonych zleceń w jednej spójnej ewidencji dla całej organizacji.
  • Kompozytor kolumn umożliwia tworzenie ewidencji zleceń o dowolnym układzie kolumn.
  • Filtrowanie zleceń wg wielu kryteriów umożliwia szybki dostęp do danych.
  • Manualne kolorowanie komórek tabeli ewidencji zleceń w celu powiększenia ergonomii pracy z danymi.
  • Definiowanie dodatkowych pól. Zakres danych, które oferuje system w standardzie umożliwia dodanie do systemu dowolnego pola wraz z filtrowaniem danych wg tych pól (Zobacz).
  • Eksport danych do plików: MS Excel, CSV.

 

Kosztorys zlecenia

  • Możliwość tworzenie kosztorysów na który składają się dowolne zdefiniowane przez użytkownika pozycje kosztowe.
  • Grupowanie pozycji kosztowych w kategorie.
  • Kalkulacja zadania umożliwia tworzenie dowolnych schematów kalkulacji na podstawie których następuje automatyczne wyliczenie wartości zadania
  • Import kosztorysów z programów kosztorysowych NORMA, ZUZIA.
  • Kosztorysy wg umowy oraz wg aneksów. Możliwość rejestracji dowolnej liczby kosztorysów aneksowych.
  • Kosztorysy powykonawcze.
  • Analizy porównawcze kosztów wg umów, wg aneksu i powykonawczych.
  • Zakres rzeczowy zlecenia.

 

Budżet zlecenia

  • Przypisanie budżetu finansowego i czasowego do pozycji kosztowych zadania.
  • Kontrola stopnia wykorzystania budżetu na podstawie kosztów rzeczywistych w stosunku do kosztów zabudżetowanych. Możliwość kontroli budżetu całych zadań, pozycji kosztowych, etapów harmonogramu lub zasobów realizujących zadanie.
  • Kontrola wykorzystania budżetu pozwala reagować z wyprzedzeniem na sytuacje w kórych koszty przewyższą zakładany budżet.
  • Raporty zadań w których stopień wykorzystania budżetu zbliża się do wartości granicznych.
  • Alarmowanie o wykorzystanym budżecie ponad 100%.

 

Harmonogram zlecenia

  • Tworzenie dowolnych harmonogramów na podstawie zdefiniowanych etapów.
  • Szablony harmonogramów umożliwiają szybkie tworzenie standardowych harmonogramów.
  • Współpraca z kalendarzami pozwala na precyzyje określenie czasu trwania poszczególnych etapów harmonogramu (np. uwzględnienie dni wolnych od pracy, urlopów itp.).
  • Przypisywanie zasobów realizujących etapy harmonogramu (pracownicy, maszyny i urządzenia, podwykonawcy)
  • Harmonogram planowany oraz rzeczywisty.
  • Przedstawienie harmonogramu na diagramie Gantt’a.
  • Prezentacja harmonogramu planowanego i rzeczywistego na jednym diagramie Gantt’a w celu kontroli przesunięć czasowych.
  • Prezentacja zasobów realizujących poszczególne etapy na diagramie Gantt’a.
  • Harmonogram zbiorczy prezentujący wszystkie zadania realizowane w zadanym okresie czasu.
  • Budżet finansowy etapów harmonogramu wraz z kontrolą stopnia wykorzystania budżetu finansowego.
  • Budżet czasowy etapów harmonogramu wraz z kontrolą stopnia wykorzystania budżetu czasowego.
  • Szczegółowa rejestracja realizacji etapów harmonogramu.
  • Analiza zaawansowania zadania na podstawie zaawansowania poszczególnych etapów harmonogramu.
  • Rozliczanie etapów harmonogramu.
  • Wystawianie faktur za poszczególne etapy harmonogramu.
  • Eksport harmonogramu do plików: CSV, MS Excel, MS Project.

 

Materiały zlecenia

 

Zasoby realizujące zlecenie: pracownicy, podwykonawcy, sprzęt

  • Rejestracja zasobów realizujących zadanie: pracownicy, podwykonawcy, sprzęt, maszyny i urządzenia. Każdy zasób ma przypisaną: pozycję kosztową, etap harmonogramu, zakładany budżet (koszt).
  • Koszt zasobów planowany i rzeczywisty.
  • Kontrola stopnia wykorzystania budżetu zasobu jako wartość kosztu rzeczywistego w stosunku do kosztu planowanego.
  • Czas realizacji zasobu planowany i rzeczywisty.
  • Plan pracy zasobów jako godzinowe rozpisanie poszczególnych planowanych dni pracy związanych z realizacją danego zadania.
  • Karty pracy zasobów jako godzinowe rozpisanie rzeczywistych dni pracy związanych z realizacją danego zadania.
  • Monitorowanie i kontrola obciążenia zasobów. Obciążenie planowane i rzeczywiste. Alarmowanie przeciążeń.
  • Rozliczanie zasobów z powierzonego do realizacji zakresu zadania.

 

Rozliczanie pracowników

  • Naliczanie kosztu planowanego pracowników na zadaniu na podstawie planu pracy i warunków zatrudnienia.
  • Naliczanie kosztu rzeczywistego pracowników na zadaniu na podstawie karty pracy i listy płac.
  • Rozliczenie wynagrodzeń i godzin pracowników na zadaniu (Zobacz).
  • Karta realizacji zadania przedstawiająca wykaz pracowników uczestniczących w zadaniu wraz z obciążeniem godzinowym.

 

Rozliczanie podwykonawców

  • Generacja zleceń dla podwykonawców.
  • Protokoły odbioru z podwykonawcami.
  • Rękojmia i gwarancja podwykonawcy.
  • Weryfikacja i walidacja prac podwykonawców.
  • Usługa B2B (Business To Business) umożliwiająca komunikację z podwykonawcami za pośrednictwem TelkomBud w zakresie zleconego zadania. Podwykonawcy rejestrują postęp prac dzięki czemu mamy rzeczywisty obraz sytuacji na zadaniu.

 

Teczka zlecenia

  • Rejestracja dokumentów związanych z realizacją zadania (umowy, zlecenia, protokoły, zgody, mapy, geodezja, specyfikacje techniczne, pisma urzędowe).
  • Możliwość dołączania załączników (elektronicznych wersji dokumentów).
  • Przesyłanie załączników e-mailem.
  • Obsługa dokumentów wychodzących i przychodzących.
  • Dekretacja dokumentów na etapy harmonogramu.
  • Kontrola braków dokumentów w teczce.
  • Zestawy dokumentów umożliwiają szybkie dołączenie wymaganych dokumentów do zadania.

 

Sprzedaż i koszty zlecenia

  • Wystawianie lub rejestracja faktur sprzedaży zadania.
  • Sprzedaż wieloetapowa – w każdej fakturze sprzedaży można wyszczególnić pozycje kosztowe oraz etapy harmonogramu zadania.
  • Rejestracja faktur kosztowych zadania.
  • Dekretacja faktury na kilka zadań.
  • Dekretacja kosztów na pozycje kosztowe i etapy zadania.
  • Jedna spójna ewidencja faktur sprzedaży i kosztów.
  • Rejestracja płatności za faktury.

 

Raporty i analizy

  • Analiza finansowa prezentująca sprzedaż i koszty firmy z wyszczególnieniem działów (jednostek organizacyjnych).
  • Analiza finansowa kontrahentów prezentująca sprzedaż i koszty wynikające z zadań i faktur z wyszczególnieniem kontrahentów.
  • Alarmy terminowe.