Program do zarządzania flotą samochodową

Ewidencja pojazdów

Ewidencja zasobów zarządzanej floty samochodowej stanowi podstawowy zbiór danych wejściowych do których odnoszą się pozostałe funkcje modułu. Każdy zasób, który do eksploatacji potrzebuje paliwa a co za tym idzie posiada liczniki przebiegu kilometrów lub motogodzin powinien znaleźć się w takiej ewidencji. Tylko kompletna ewidencja zasobów pozwoli sprawnie zarządzać flotą samochodową.

• Ewidencjonowanie pojazdów i sprzętu gwarancją posiadania aktualnych danych o zarządzanej flocie samochodowej.
• Import floty z plików: MS Excel, OpenOffice Calc.
• Pojazdy mogą znajdować się na stanie pracowników lub na stanie magazynów (hale, garaże, itp).
• Obsługa wielu magazynów pozwala zarządzać flotą samochodową zlokalizowaną w różnych miejscach.
• Historia wyposażenia umożliwia chronologiczny podgląd migracji pojazdu pomiędzy pracownikami i magazynami.
• Kompozytor kolumn ewidencji zarządzanej floty samochodowej wraz z filtrowaniem zasobów wg różnych kryteriów umożliwia tworzenie dowolnych zestawień.
• Eksport danych związanych z zarządzaną flotą samochodową do plików: MS Excel, CSV.

Karty flotowe (paliwowe)

Karta flotowa (paliwowa) umożliwia bezgotówkowe tankowanie paliw lub zakup usług na stacjach benzynowych objętych programem flotowym. Na stacjach tych, oznaczonych logo floty, zainstalowano specjalne terminale kartowe, obsługujące transakcje bezgotówkowe. Każdej karcie flotowej przypisany jest numer PIN. Użytkownicy na specjalnym portalu mogą pobierać raporty dokonanych transakcji kartami flotowymi. Nasze oprogramowanie do zarządzania flotą samochodową współpracuje z takimi raportami kart flotowych większości koncernów paliwowych. Karty flotowe stanowią zatem kluczowy element zarządzanej floty samochodowej – wg danych z kart następuje automatyczne rozliczenie zużycia i kosztów paliwa.

• Ewidencja kart flotowych wg dowolnego układu kolumn konfigurowanego przez użytkownika.
• Obsługa kart flotowych: ORLEN, BP, SHELL, LOTOS, UTA, DKV, CIRCLE K
• Karta flotowa może być przypisana: bezpośrednio do pojazdu, do użytkownika lub na okaziciela.
• Filtrowanie kart flotowych wg wielu kryteriów pozwala sprawnie i szybko zarządzać flotą samochodową otrzymując dowolne zestawienia i raporty.
• Eksport kart paliwowych do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.
• Import kart paliwowych z plików: MS Excel, OpenOffice Calc.

Rozliczenie paliwa

Rozliczenie paliwa jest kluczowym ogniwem systemu zarządzania flotą samochodową ponieważ ma bezpośrednie przełożenie na koszty utrzymania floty. Rozliczenie paliwa odbywa się na podstawie rejestru tankowań, który może być uzupełniany manualnie lub automatycznie importem tankowań z plików.

• Rejestr transakcji tankowań paliwa oraz innych usług dokonanych na stacjach benzynowych lub z dystrybutorów wewnętrznych.
• Import tankowań z plików elektronicznych otrzymanych od koncernów paliwowych: ORLEN, BP, SHELL, LOTOS, UTA, DKV, CIRCLE K.
• Import tankowań z plików: MS Excel, OpenOffice Calc o dowolnym układzie kolumn.
• Możliwość podłączenia faktury kosztowej pod rozliczenie tankowań.
• Raport kosztów paliwa z podziałem na: pojazdy, kierowców, jednostki organizacyjne, kategorie kosztowe wspomaga optymalizację systemu zarządzania flotą samochodową.

Monitoring GPS

Integracja poprzez API (Web Service) z dostępnymi na rynku systemami GPS. Istnieje możliwość integracji z innym systemem GPS funkcjonującym u klienta posiadającym interfejs API. Obecnie system TelkomBud współpracuje z poniższymi rozwiązaniami monitoringu GPS:

• Track GPS https://www.trackgps.pl
• MyCar https://tekom.pl
• PRONAL https://pronal.com.pl

Najem i leasing floty samochodowej

Najem długoterminowy lub leasing floty samochodowej to jeden z najbardziej elastycznych sposobów organizacji i zarządzania flotą samochodową. Zarówno najem jak i leasing mają swoje wady i zalety. Kupując samochody, firma uniezależnia się od innych podmiotów, takich jak leasingodawca lub wynajmujący. Nabycie całej floty zwykle wiąże się jednak ze znacznymi kosztami i stanowi poważne obciążenie finansowe.

• Ewidencja umów najmu, leasingu pojazdów.
• Rejestracja kosztów najmu, leasingu pojazdów.
• Raport kosztów najmu z podziałem na na: pojazdy, kierowców, jednostki organizacyjne, kategorie kosztowe.

Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka)

Ewidencja przebiegu pojazdów służy do ewidencji przebytego przez pojazd dystansu w kilometrach. Ewidencja przebiegu pojazdów pozwala określić maksymalną kwotę wydatków, która może podlegać odliczeniu. Oznacza to, że użytkownik sporządza odpowiednio zestawienie przejechanych służbowo kilometrów i mnoży je razy stawkę ustawową za kilometr. Stawka za kilometr zależna jest w zasadzie od pojemności silnika pojazdu.

• Rejestracja ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).
• Karty drogowe pojazdów.
• Rozliczenia dla celów VAT.

Eksploatacja opon

Oferowany program do zarządzania flotą samochodową pozwala nadzorować eksploatację opon poprzez kontrolę przebiegu opon oraz ich wiek. Ponadto pozwala nadzorować sezonową wymianę opon.

• Ewidencja opon samochodowych umożliwiająca kompletowanie opon.
• Filtrowanie opon wg wielu kryteriów pozwala utrzymać dowolne zestawienia i raporty.
• Montaż opon do pojazdu.
• Zdjęcie (demontaż) opon z pojazdu.
• Sezonowa wymiana opon.
• Magazynowanie opon.
• Likwidacja opon.
• Kontrola eksploatacji opony (przebieg, pojazd, magazyn).
• Kompletowanie opon.

Szkody komunikacyjne

Program do zarządzania flotą samochodową TelkomBud posiada rejestr szkód komunikacyjnych (stłuczki, kolizje, wypadki). Każdy pojazd posiada swoją kartotekę szkód z którą można powiązać naprawę.

• Rejestracja szkód komunikacyjnych pojazdów.
• Naprawy związane ze szkodą.
• Filtrowanie szkód komunikacyjnych wg wielu kryteriów.
• Eksport danych do pliku Excel.

Naprawy i serwis

Naprawy i wizyty serwisowe nieustannie towarzyszą zarządzanej flocie samochodowej. Każda naprawa lub wizyta serwisowa jest rejestrowana w programie z wyszczególnieniem części zamiennych. Każdy pojazd ma swoją kartotekę napraw i serwisu.

• Rejestracja napraw pojazdów.
• Wykaz części w ramach naprawy z wyszczególnieniem naprawy lub wymiany części.
• Filtrowanie napraw wg wielu kryteriów.
• Import napraw i wizyt serwisowych z plików o dowolnym układzie kolumn: MS Excel, OpenOffice Calc. Funkcjonalność ta pozwala współpracować w dowolnymi warsztatami naprawczymi dysponującymi danymi w takich plikach.
• Eksport napraw do pliku Excel.

Raporty floty samochodowej

Czym byłoby zarządzanie flotą samochodową bez raportowania… Oferowany system zarządzania flotą samochodową umożliwia generację wielu raportów i zestawień.

• Zbliżające się przeglądy.
• Przekroczenie spalania.
• Przekroczenie przebiegu.
• Rozliczenie tankowań z wyszczególnieniem jednostek organizacyjnych i kont kosztowych.
• Rozliczenie najmu z wyszczególnieniem jednostek organizacyjnych i kont kosztowych.
• Bieżąca eksploatacja.