System Zarządzania Projektami

Prowadzenie i rozliczanie projektów

• Zarządzanie projektami poprzez realizację i nadzór nad całym procesem realizacji projektu.
• Zarządzanie cyklem życia projektu – niezależne rozliczanie dwóch podstawowych etapów cyklu życia projektu: dokumentacji projektowej i wykonawstwa.
• Dostęp do całej historii realizacji zarządzanych projektów.

Ewidencja projektów

Aby system zarządzania projektami mógł wspomagać Project Managera na początku projekt musi być wpisany do ewidencji. Ewidencja projektów jest podstawową bazą systemu zarządzania projektami. Poniżej wymieniono podstawowe funkcje, jakie pełni ewidencja projektów w systemie zarządzania projektami.

• Ewidencjonowanie prowadzonych projektów w jednej spójnej ewidencji dla całej organizacji.
• Kompozytor kolumn umożliwia tworzenie ewidencji projektów o dowolnym układzie kolumn.
• Filtrowanie projektów wg wielu kryteriów umożliwia szybki dostęp do danych oraz wydruki dowolnych zestawień.
• Manualne kolorowanie komórek tabeli ewidencji projektów w celu powiększenia ergonomii pracy z danymi
• Definiowanie dodatkowych pól zarządzanych projektów. Zakres danych, które oferuje system w standardzie umożliwia dodanie do systemu dowolnego pola wraz z filtrowaniem danych wg tych pól.
• Import projektów z plików: MS Excel, OpenOffice Calc o dowolnym układzie kolumn.
• Eksport zarządzanych projektów do plików: MS Excel, CSV, XML, PDF.

Kosztorys projektu

Kosztorys systemu zarządzania projektami służy do wyszczególnienia pozycji budżetowych wraz z planowanym zakresem prac, które należy wykonać. Suma budżetu poszczególnych pozycji kosztorysowych stanowi budżet całego projektu. Na poziomie pozycji kosztorysowej następuje szereg operacji charakterystycznych dla systemów zarządzania projektami takich jak: rejestracja zakresu zrealizowanego, przypisanie poniesionych kosztów, kontrola stopnia wykorzystania budżetu. Oferowany przez nas system zarządzania projektami realizuje wiele funkcji kosztorysowych, z których najważniejsze opisanno poniżej.

• Możliwość tworzenia kosztorysów o nieograniczonej strukturze hierarchicznej pozwala zarządzać projektami o dowolnym stopniu złożoności.
• Grupowanie pozycji kosztowych w kategorie.
• Kalkulacja projektu umożliwia tworzenie dowolnych schematów kalkulacji na podstawie których następuje automatyczne wyliczenie wartości projektu.
• Szablony kosztorysów umożliwiają szybkie dodanie kosztorysu do projektu systemu zarządzania projektami.
• Import kosztorysów z programów kosztorysowych NORMA, ZUZIA, RODOS.
• Import kosztorysu z plików: MS Excel, OpenOffice Calc o dowolnym układzie kolumn stanowi cenną funkcjonalność systemu zarządzania projektami w przypadku zaistnienia potrzeby importu kosztorysu z innych programów kosztorysowych.
• Rejestracja zakresu zrealizowanego.
• Przypisanie kosztów rzeczywistych.
• Analizy porównawcze kosztów planowanych i rzeczywistych.

Budżet projektu

Budżet projektu jest priorytetowym czynnikiem decydującym o jakości zarządzanym projektem. Oferowany przez nas system zarządzania projektami pozwala na planowanie budżetu oraz jego kontrolę.

• Przypisanie budżetu finansowego i czasowego do pozycji kosztowych systemu zarządzania projektami.
• Kontrola stopnia wykorzystania budżetu na podstawie kosztów rzeczywistych w stosunku do kosztów planowanych. Możliwość kontroli budżetu całych projektów, pozycji kosztowych, etapów harmonogramu lub zasobów realizujących projekt.
• Kontrola wykorzystania budżetu pozwala reagować z wyprzedzeniem na sytuacje w których koszty przewyższą zakładany budżet.
• Raporty projektów w których stopień wykorzystania budżetu zbliża się do wartości granicznych.
• Alarmowanie o wykorzystanym budżecie ponad 100%.

Harmonogram projektu

Harmonogram obok budżetu jest czynnikiem decydującym o sukcesie realizowanego projektu. W naszym systemie zarządzania projektami istniej wydzielona funkcjonalność do tego celu w postaci zakładek: Harmonogram projektu, Wykres Gantt’a.

• Tworzenie dowolnych harmonogramów z wykorzystaniem bazy etapów oraz szablonów harmongramu.
• Harmonogram rzeczowo-finansowy
• Szablony harmonogramów umożliwiają szybkie tworzenie standardowych harmonogramów.
• Współpraca z kalendarzami pozwala na precyzyjne określenie czasu trwania poszczególnych etapów harmonogramu (np. uwzględnienie dni wolnych od pracy, urlopów itp.).
• Przypisywanie zasobów realizujących etapy harmonogramu (pracownicy, maszyny i urządzenia, podwykonawcy)
• Harmonogram planowany oraz rzeczywisty systemu zarządzania projektami.
• Przedstawienie harmonogramu na diagramie Gantt’a.
• Prezentacja harmonogramu planowanego i rzeczywistego na jednym diagramie Gantt’a w celu kontroli przesunięć czasowych systemu zarządzania projektami.
• Prezentacja zasobów realizujących poszczególne etapy na diagramie Gantt’a.
• Harmonogram zbiorczy prezentujący wszystkie projekty realizowane w zadanym okresie czasu.
• Budżet finansowy etapów harmonogramu wraz z kontrolą stopnia wykorzystania budżetu finansowego.
• Budżet czasowy etapów harmonogramu wraz z kontrolą stopnia wykorzystania budżetu czasowego.
• Szczegółowa rejestracja realizacji etapów harmonogramu.
• Analiza zaawansowania projektu na podstawie zaawansowania poszczególnych etapów harmonogramu.
• Rozliczanie etapów harmonogramu.
• Wystawianie faktur za poszczególne etapy harmonogramu.
• Eksport harmonogramu do plików: CSV, MS Excel, MS Project.

Zasoby realizujące projekt: pracownicy, podwykonawcy, sprzęt

Aby projekt mógł być realizowany niezbędne są zasoby realizujące ten projekt. Oferowany przez na system zarządzania projektami obsługuje takie zasoby jak: pracownicy, podwykonawcy i sprzęt. Dla pracowników można planować ich obciążenie a później rejestrować rzeczywisty czas pracy na poszczególnych projektach. Dla podwykonawców można wystawić zlecenie prac, rejestrować zakres zrealizowany, generować protokoły odbioru i rejestrować faktury kosztowe powiązane z tymi protokołami. Dla sprzętu można planować obciążenie oraz rejestrować karty sprzętu. Taka obsługa zasobów gwarantuje skuteczność wykorzystania systemu do zarządzania projektami. Poniżej wymieniono podstawowe funkcje naszego systemu zarządzania projektami.

• Rejestracja zasobów realizujących projekt: pracownicy, podwykonawcy, sprzęt, maszyny i urządzenia. Każdy zasób ma przypisaną: pozycję kosztową, etap harmonogramu, zakładany budżet (koszt).
• Koszt zasobów planowany i rzeczywisty.
• Kontrola stopnia wykorzystania budżetu zasobu jako wartość kosztu rzeczywistego w stosunku do kosztu planowanego.
• Czas realizacji zasobu planowany i rzeczywisty.
• Plan pracy zasobów jako godzinowe rozpisanie poszczególnych planowanych dni pracy związanych z realizacją danego zadania.
• Karty pracy zasobów jako godzinowe rozpisanie rzeczywistych dni pracy związanych z realizacją danego zadania.
• Monitorowanie i kontrola obciążenia zasobów. Obciążenie planowane i rzeczywiste. Alarmowanie przeciążeń.
• Rozliczanie zasobów z powierzonego do realizacji zakresu zadania.

Rozliczanie pracowników

• Naliczanie kosztu planowanego pracowników realizujących projekt na podstawie planu pracy i warunków zatrudnienia.
• Naliczanie kosztu rzeczywistego pracowników realizujących projekt na podstawie karty pracy i listy płac.
• Rozliczenie wynagrodzeń i godzin pracowników realizujących projekt.
• Karta realizacji projektu przedstawiająca wykaz pracowników uczestniczących w zadaniu wraz z obciążeniem godzinowym.

Rozliczanie podwykonawców

• Generacja zleceń dla podwykonawców.
• Protokoły odbioru z podwykonawcami.
• Rękojmia i gwarancja podwykonawcy.
• Weryfikacja i walidacja prac podwykonawców.
• Usługa B2B (Business To Business) umożliwiająca komunikację z podwykonawcami za pośrednictwem TelkomBud w zakresie zleconego zadania. Podwykonawcy rejestrują postęp prac dzięki czemu mamy rzeczywisty obraz sytuacji na zadaniu.

Teczka projektu

• Rejestracja dokumentów związanych z realizacją projektu (umowy, zlecenia, protokoły, zgody, mapy, geodezja, specyfikacje techniczne, pisma urzędowe).
• Możliwość dołączania załączników (elektronicznych wersji dokumentów).
• Przesyłanie załączników e-mailem.
• Obsługa dokumentów wychodzących i przychodzących.
• Dekretacja dokumentów na etapy harmonogramu.
• Kontrola braków dokumentów w teczce.
• Zestawy dokumentów umożliwiają szybkie dołączenie wymaganych dokumentów do zadania.

Sprzedaż i koszty projektu

• Wystawianie lub rejestracja faktur sprzedaży projektu.
• Sprzedaż wieloetapowa – w każdej fakturze sprzedaży można wyszczególnić pozycje kosztowe oraz etapy harmonogramu projektu.
• Rejestracja faktur kosztowych projektu.
• Dekretacja faktury na kilka projektów.
• Dekretacja kosztów na pozycje kosztowe i etapy projektu.
• Jedna spójna ewidencja faktur sprzedaży i kosztów.
• Rejestracja płatności za faktury.

Raporty i analizy

• Analiza finansowa prezentująca sprzedaż i koszty firmy z wyszczególnieniem działów (jednostek organizacyjnych).
• Analiza finansowa kontrahentów prezentująca sprzedaż i koszty wynikające z zadań i faktur z wyszczególnieniem kontrahentów.
• Alarmy terminowe.