System do zarządzania zadaniami

Prowadzenie i rozliczanie zadań

• Realizacja i nadzór nad całym procesem realizacji zadania.
• Niezależne rozliczanie dwóch podstawowych etapów cyklu życia zadania: dokumentacji projektowej i wykonawstwa.
• Otwarcie zadania.
• Controlling
• Dostęp do całej historii realizacji zadania.

Ewidencja zadań

• Ewidencjonowanie prowadzonych zadań w jednej spójnej ewidencji dla całej organizacji.
• Kompozytor kolumn umożliwia tworzenie ewidencji zadań o dowolnym układzie kolumn.
• Filtrowanie zadań wg wielu kryteriów umożliwia szybki dostęp do danych.
• Manualne kolorowanie komórek tabeli ewidencji zadań w celu powiększenia ergonomii pracy z danymi.
• Definiowanie dodatkowych pól. Zakres danych, które oferuje system w standardzie umożliwia dodanie do systemu dowolnego pola wraz z filtrowaniem danych wg tych pól (Zobacz).
• Eksport danych do plików: MS Excel, CSV.

Kosztorys zadania

• Możliwość tworzenie kosztorysów na który składają się dowolne zdefiniowane przez użytkownika pozycje kosztowe.
• Grupowanie pozycji kosztowych w kategorie.
• Kalkulacja zadania umożliwia tworzenie dowolnych schematów kalkulacji na podstawie których następuje automatyczne wyliczenie wartości zadania.
• Import kosztorysów z programów kosztorysowych NORMA, ZUZIA.
• Kosztorysy wg umowy oraz wg aneksów. Możliwość rejestracji dowolnej liczby kosztorysów aneksowych.
• Kosztorysy powykonawcze.
• Analizy porównawcze kosztów wg umów, wg aneksu i powykonawczych.
• Zakres rzeczowy zadania.

Budżet zadania

• Przypisanie budżetu finansowego i czasowego do pozycji kosztowych zadania.
• Kontrola stopnia wykorzystania budżetu na podstawie kosztów rzeczywistych w stosunku do kosztów zabudżetowanych. Możliwość kontroli budżetu całych zadań, pozycji kosztowych, etapów harmonogramu lub zasobów realizujących zadanie.
• Kontrola wykorzystania budżetu pozwala reagować z wyprzedzeniem na sytuacje w których koszty przewyższą zakładany budżet.
• Raporty zadań w których stopień wykorzystania budżetu zbliża się do wartości granicznych.
• Alarmowanie o wykorzystanym budżecie ponad 100%.

Harmonogram zadania

• Tworzenie dowolnych harmonogramów na podstawie zdefiniowanych etapów.
• Szablony harmonogramów umożliwiają szybkie tworzenie standardowych harmonogramów.
• Współpraca z kalendarzami pozwala na precyzyjne określenie czasu trwania poszczególnych etapów harmonogramu (np. uwzględnienie dni wolnych od pracy, urlopów itp.).
• Harmonogram rzeczowo-finansowy
• Przypisywanie zasobów realizujących etapy harmonogramu (pracownicy, maszyny i urządzenia, podwykonawcy)
• Harmonogram planowany oraz rzeczywisty.
• Przedstawienie harmonogramu na diagramie Gantt’a.
• Prezentacja harmonogramu planowanego i rzeczywistego na jednym diagramie Gantt’a w celu kontroli przesunięć czasowych.
• Prezentacja zasobów realizujących poszczególne etapy na diagramie Gantt’a.
• Harmonogram zbiorczy prezentujący wszystkie zadania realizowane w zadanym okresie czasu.
• Budżet finansowy etapów harmonogramu wraz z kontrolą stopnia wykorzystania budżetu finansowego.
• Budżet czasowy etapów harmonogramu wraz z kontrolą stopnia wykorzystania budżetu czasowego.
• Szczegółowa rejestracja realizacji etapów harmonogramu.
• Analiza zaawansowania zadania na podstawie zaawansowania poszczególnych etapów harmonogramu.
• Rozliczanie etapów harmonogramu.
• Wystawianie faktur za poszczególne etapy harmonogramu.
• Eksport harmonogramu do plików: CSV, MS Excel, MS Project.

Materiały wykorzystane w realizacji zadania

• Rozliczanie materiałów użytych do realizacji zadania.
• Planowanie potrzeb materiałowych.
• Składanie zamówień na materiały do Magazynu z wyszczególnieniem miejsca dostawy oraz planowanego terminu dostawy.
• Obsługa zamówień na materiały przez Magazyn z wyszczególnieniem realnej daty dostawy.
• Składanie zamówień na materiały do dostawców.
• Agregacja zamówień na materiały do dostawców.
• Przekazywanie przez Magazyn materiałów na zadania.
• Zwrot niewykorzystanego materiału z zadania do Magazynu.
• Obsługa materiału wytworzonego
• Rozliczanie materiałów inwestora (zleceniodawcy).

Zasoby realizujące zadanie: pracownicy, podwykonawcy, sprzęt

• Rejestracja zasobów realizujących zadanie: pracownicy, podwykonawcy, sprzęt, maszyny i urządzenia. Każdy zasób ma przypisaną: pozycję kosztową, etap harmonogramu, zakładany budżet (koszt).
• Koszt zasobów planowany i rzeczywisty.
• Kontrola stopnia wykorzystania budżetu zasobu jako wartość kosztu rzeczywistego w stosunku do kosztu planowanego.
• Czas realizacji zasobu planowany i rzeczywisty.
• Plan pracy zasobów jako godzinowe rozpisanie poszczególnych planowanych dni pracy związanych z realizacją danego zadania.
• Karty pracy zasobów jako godzinowe rozpisanie rzeczywistych dni pracy związanych z realizacją danego zadania.
• Monitorowanie i kontrola obciążenia zasobów. Obciążenie planowane i rzeczywiste. Alarmowanie przeciążeń.
• Rozliczanie zasobów z powierzonego do realizacji zakresu zadania.

Rozliczanie pracowników

• Naliczanie kosztu planowanego pracowników na zadaniu na podstawie planu pracy i warunków zatrudnienia.
• Naliczanie kosztu rzeczywistego pracowników na zadaniu na podstawie karty pracy i listy płac.
• Rozliczenie wynagrodzeń i godzin pracowników na zadaniu.
• Karta realizacji zadania przedstawiająca wykaz pracowników uczestniczących w zadaniu wraz z obciążeniem godzinowym.

Rozliczanie podwykonawców

• Generacja zleceń dla podwykonawców.
• Protokoły odbioru z podwykonawcami.
• Rękojmia i gwarancja podwykonawcy.
• Weryfikacja i walidacja prac podwykonawców.
• Usługa B2B (Business To Business) umożliwiająca komunikację z podwykonawcami za pośrednictwem TelkomBud w zakresie zleconego zadania. Podwykonawcy rejestrują postęp prac dzięki czemu mamy rzeczywisty obraz sytuacji na zadaniu.

Teczka zadania

• Rejestracja dokumentów związanych z realizacją zadania (umowy, zlecenia, protokoły, zgody, mapy, geodezja, specyfikacje techniczne, pisma urzędowe).
• Możliwość dołączania załączników (elektronicznych wersji dokumentów).
• Przesyłanie załączników e-mailem.
• Obsługa dokumentów wychodzących i przychodzących.
• Dekretacja dokumentów na etapy harmonogramu.
• Kontrola braków dokumentów w teczce.
• Zestawy dokumentów umożliwiają szybkie dołączenie wymaganych dokumentów do zadania.

Sprzedaż i koszty zadania

• Wystawianie lub rejestracja faktur sprzedaży zadania.
• Sprzedaż wieloetapowa – w każdej fakturze sprzedaży można wyszczególnić pozycje kosztowe oraz etapy harmonogramu zadania.
• Rejestracja faktur kosztowych zadania.
• Dekretacja faktury na kilka zadań.
• Dekretacja kosztów na pozycje kosztowe i etapy zadania.
• Jedna spójna ewidencja faktur sprzedaży i kosztów.
• Rejestracja płatności za faktury.

Raporty i analizy

• Analiza finansowa prezentująca sprzedaż i koszty firmy z wyszczególnieniem działów (jednostek organizacyjnych).
• Analiza finansowa kontrahentów prezentująca sprzedaż i koszty wynikające z zadań i faktur z wyszczególnieniem kontrahentów.
• Alarmy terminowe.

Dlaczego programy do zarządzania zadaniami są przydatne?

Programy do zarządzania zadaniami są przydatne, ponieważ pozwalają firmie na lepszą organizację pracy. Ułatwiają także monitorowanie postępów oraz poprawiają komunikację w zespole. Dzięki nim można efektywnie przypisywać zlecenia, ustalać priorytety i kontrolować terminy, co minimalizuje ryzyko opóźnień. Automatyczne powiadomienia i pełna kontrola nad procesami logistycznymi firmy to kolejna korzyść zapewniana przez system do zarządzania zadaniami. Program dostępny dla naszych klientów pomaga w terminowym realizowaniu projektów, a centralizacja informacji ułatwia dostęp do niezbędnych danych. Zapewniany przez nas system do zarządzania zadaniami oferuje również narzędzia do analizy, które wspierają lepsze planowanie i zwiększają efektywność pracy zespołu.